Business Support Assistant – Administration

DEADLINE FOR APPLICATIONS

29 November 2024-23:59-GMT-05:00 Eastern Time (Port-au-Prince)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP’s values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Contexte Organisationnel:

Le titulaire de poste assume la responsabilité de l’exécution d’une gamme de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Il fournira un large éventail de soutien administratif aux différentes unités dans le cadre de la mise en œuvre des opérations du PAM. Sous la supervision directe de l’assistant administratif senior du sous bureau, avec la supervision technique de l’unité des Finances et de l’Administration du PAM, l’Assistant (e) Administratif (ve) effectuera, entre autres, les tâches suivantes .

Responsabilites: (not all-inclusive, nor exhaustive):

• 1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.

• 2. Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.

• 3. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.

• 4. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l’élaboration de documents précis.

• 5. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s’assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.

• 6. Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.

• 7. Prendre la responsabilité de l’intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.

• 8. Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d’aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.

• 9. Travailler avec des personnes d’horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.

• 10. Réaliser, sur la demande de son superviseur, toutes autres tâches visant à la bonne marche des activités, surtout en temps d’urgence.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

Formation : Diplôme de fin d’études secondaires (BAC). Un Certificat d’études postsecondaires en Administration, gestion des projets, Finances, ou tout autre diplôme en lien avec les responsabilités à assumer.

Expérience : Au moins deux (2) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité progressive dans, le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif

• Connaissances et compétences :

• Rompu(e) à l’utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.

• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale. •

• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.

• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

• Avoir d’excellentes capacités de communication, orale et écrite; Excellente capacité rédactionnel en Français;

• Etre motivé (e) pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités ;

• Etre de bonne moralité;

• Etre méthodique, accueillante et ordonnée;

• Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet et les courriers électroniques etc.)

• Langues : Maîtrise (niveau C) du français et du Créole Haïtien, et un niveau intermédiaire (B1) en anglais

LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

1. Une assistance sur les procédures applicables et un appui technique dans les domaines de la finance et du budget pour veiller au respect des politiques et des règles de gestion financière et du Règlement financier du PAM fournis aux autres collègues.

2. Un suivi mensuel des prévisions de dépenses et les rapports sur les dépenses mensuelles sont assurés et établis

3. Les pièces justificatives des dépenses sont archivées et classées conformément aux normes et directives du PAM.

4. Toutes les dépenses sont enregistrées conformément au budget approuvé et les facturées sont correctes.

5. Le rapport mensuel requis par la Section des Finances y compris la réconciliation et le renflouement de la petite caisse sont établis dans le délai

6. Participation à la compilation d’informations provenant de diverses sources afin de que le responsable puisse préparer des rapports sur les budgets, la comptabilité, les finances et les statistiques

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at [email protected]. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at [email protected] in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.