Advocacy Consultant

Demande de Propositions (RFP pour « Request For Proposals »)

No. d’Achat et Intitulé: PF2024.09.103

Date d’émission du RFP : 17 Octobre 2024

Questions sur RFP à présenter avant : 29 Octobre 2024

Date limite pour la présentation des propositions : 31 Octobre 2024

Maître d’Ouvrage : Helen Keller International (Helen Keller Intl)

Lieu de Prestation : {Sénégal}

SECTION 1 : Introduction, admissibilité des soumissionnaires, et définitions

Introduction

Helen Keller International (Helen Keller Intl) est une organisation à but non lucratif vouée à sauver les vies et à améliorer la santé visuelle des populations vulnérables dans le monde en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité, de la mauvaise santé et de la malnutrition. Helen Keller Intl invite tous les soumissionnaires éligibles à soumettre des propositions pour {Le recrutement d’un consultant pour conduire une analyse approfondie de la situation, de la politique et des parties prenantes impliquées dans la gestion et l’achat des capsules de vitamine A et d’ATPE au Sénégal aux fins de stratégie de plaidoyer pour le renforcement des chaînes d’approvisionnement et de distribution de ces intrants, gages d’amélioration des efforts et résultats en matière de santé et nutrition.}.

Cette Demande de Propositions (RFP) vise à sélectionner un fournisseur qui est susceptible d’offrir à Helen Keller Intl le meilleur rapport qualité-prix, quand les facteurs à la fois techniques et financiers sont combinés.

Admissibilité des soumissionnaires

Cette RFP est ouverte aux entités { gouvernementales et non gouvernementale < Cabinet de consultation, Individuelles , universités ou centres de recherche>} qui sont considérées capables de mettre en œuvre l’étendue du travail, en étant reconnues pour leur intégrité et leur éthique professionnelle, et qui répondent aux critères d’admissibilité énoncés dans cette section.

Les soumissionnaires qui soumettent des propositions en réponse à cette RFP doivent satisfaire aux exigences suivantes :

1. Avoir démontré sa capacité et son expertise dans la mise en œuvre de l’étendue des travaux
2. Avoir achevé les procédures requises de représentations et certifications incorporées dans cette RFP
3. Être disposé à se conformer aux règles et réglementations pertinentes des donneurs et aux exigences de Helen Keller Intl.

Remarque : Helen Keller Intl ne doit pas octroyer de contrat à une entreprise interdite, suspendue ou proposée pour exclusion par le gouvernement des États-Unis, ou une entreprise qui propose de faire affaire avec des sociétés ou des dirigeants de sociétés interdites, suspendues ou proposées pour exclusion, dans l’exercice de leurs obligations.

SECTION 2 : Étendue du travail

Helen Keller Intl doit évaluer toutes les propositions reçues en réponse à cette RFP conformément aux critères d’évaluation décrits dans ce document.

Ce RFP contient les annexes suivantes :

• Annexe A : Divulgation des conflits d’intérêts
• Annexe B : Format du curriculum vitae à utiliser par le personnel (un document par personne)
• Annexe C : Modèle d’offre financière (feuilles de calcul Excel séparées)

Cadre du programme

Contexte : La malnutrition infantile et les carences en micronutriments restent une préoccupation majeure au Sénégal, où 10,2% des enfants de moins de 5 ans sont affectés par la malnutrition aiguë globale (poids pour longueur/taille <-2SD des normes mondiales[1]), dont 1,1% par la malnutrition aiguë sévère (MAS ; poids pour longueur/taille <-3SD des normes mondiales). En outre, on estime que 12,1 % des enfants âgés de 12 à 59 mois souffrent d’une carence en vitamine A (dont 18 % dans les zones rurales)[2] et que 71 % souffrent d’anémie (concentration d’hémoglobine <11,0 g/dl).[3] Malgré les progrès réalisés au cours de la dernière décennie, ces deux problèmes de santé publique continuent d’alimenter la mortalité des enfants de moins de 5 ans au Sénégal avec un taux de 40 pour mille naissances vivantes (EDS, 2023). Les données montrent que les interventions nutritionnelles à fort impact, telles que la prise en charge de la malnutrition aiguë et la supplémentation en vitamine A, peuvent réduire de manière significative la mortalité infanto-juvénile.

La faible couverture du programme reste un obstacle majeur à la poursuite des progrès. L’un des facteurs déterminants est que l’approvisionnement actuelle en vitamine A pour la prévention de la carence en vitamine A et en aliments thérapeutiques prêts à l’emploi (ATPE) pour le traitement de la malnutrition aigüe sévère n’est pas intégré dans la chaîne de distribution de la SEN-Pharmacie Nationale d’Approvisionnement (SEN-PNA). La gestion de ces produits est assurée parallèlement par des agents souvent non qualifiés dans ce domaine.

L’autre facteur majeur est que l’achat est supporté majoritairement par les partenaires (Helen Keller, 2022). Ainsi, Il en résulte une insuffisance de traçabilité et de visibilité dans l’approvisionnement et la distribution de ces intrants.

Pour répondre à ces préoccupations, Helen Keller International Sénégal compte soutenir la gestion de la vitamine A et de l’ATPE dans le système de santé par une sensibilisation des parties prenantes à une meilleure appropriation de l’achat par le gouvernement et un renforcement du plaidoyer pour l’intégration de ces intrants dans la chaine d’approvisionnement de la SEN-PNA.

Les services d’un consultant à court terme sont loués afin d’éclairer la stratégie visant à sensibiliser les décideurs aux exigences de cette intégration.

Objectif global de la consultance :

Conduire une analyse situationnelle du système de gestion logistique de la vitamine A et de l’ATPE, des politiques et des parties prenantes impliquées dans la gestion, quantification, achat et distribution de ces intrants au niveau des points de prestations de services.

Objectifs spécifiques:

• Évaluer les forces et les faiblesses du système de gestion actuel (gouvernance, achats, logistique, chaîne d’approvisionnement) des capsules de vitamine A et des ATPE.
• Faire la revue documentaire des politiques et réformes pour orienter l’élaboration d’une stratégie de plaidoyer aux fins d’améliorer la prise en charge de la malnutrition aigüe et la supplémentation en vitamine A au Sénégal.
• Identifier et interroger les parties prenantes clés, y compris les décideurs et les partenaires techniques et financiers, impliqués dans l’achat et la gestion de la vitamine A et de l’ATPE.
• Evaluer l’impact de la gestion des intrants sur la santé/nutrition, l’économie, les finances et les vies sauvées à travers le traitement de la malnutrition aiguë sévère et la supplémentation en vitamine A.
• Proposer un document de plaidoyer à l’endroit des parties prenantes et décideurs

Calendrier de la consultance

Les principales étapes/phases de la consultance, leur durée et les livrables attendus :

Phase préparatoire

Durée (jours)

Livrables

• Développer la méthodologie détaillée, y compris les outils de collecte et d’analyse des données, pour examen et approbation par MSAS et Helen Keller
• Elaborer le calendrier détaillé de la mise en œuvre de toutes les activités et livrables de la consultance
• Identifier et proposer la documentation à consulter
• Identifier et proposer la liste des parties prenantes clés à cibler pour les entretiens
• Méthodologie détaillée et outils de collecte
• Calendrier de la consultance
• Documentation/bibliographie
• Liste des parties prenantes ciblées et planning des interviews
• Rapport d’analyse documentaire
• Base de données d’interviews brute et épurée
• Analyse des politiques
• Analyse situationnelle
• Analyse des parties prenantes
• Evaluation de l’impact
• Draft rapport avec les recommandations clés de réformes
• Document de plaidoyer
• Rapport final

Phase de collecte de données

• Rassembler et faire la synthèse des documents, politiques, rapports, publications… existants en relation avec l’approvisionnement et la logistique de la vitamine A et de l’ATPE
• Proposer un plan d’interview/rencontres avec les parties prenantes ciblées
• Conduire les entretiens

Phase : Analyse données et rédaction rapport

• Analyse situationnelle décrivant le système actuel, ses forces et ses faiblesses
• Analyse des parties prenantes : identification et description du rôle de chaque partie prenante dans la logistique, l’achat et la distribution de la vitamine A et de l’ATPE
• Evaluation de l’impact de la gestion des intrants sur la santé, l’économie, les finances et les vies sauvées
• Draft du rapport synthétisant les résultats clés des trois composantes ci-dessus et donnant les recommandations pour les étapes clés vers une plus grande appropriation par le gouvernement du système de gestion de la vitamine A de l’ATPE.

Phase : Finalisation et soumission rapport

• Intégrer les feedbacks et les recommandations d’Helen Keller, d’UNICEF et du Gouvernement du Sénégal
• Finaliser et soumettre le rapport de la consultance
• Partager un draft du document de plaidoyer

Tâches et Responsabilités:

Placé sous la supervision de la Conseillère nutrition en politique et plaidoyer d’Helen Keller International, le consultant devra :

• Travailler avec l’équipe d’Helen Keller International, UNICEF et le Gouvernement du Sénégal pour finaliser la méthodologie et le calendrier de la consultance
• Assurer la représentativité des parties prenantes impliquées dans la gestion des intrants nutritionnels (vitamine A et ATPE) à interviewer
• Assurer l’exhaustivité et la complétude de la documentation existante et pertinente sur les intrants nutritionnels (vitamine A et ATPE)
• Préparer et finaliser les outils de la collecte (questionnaires/guides d’entretien)
• Partager le plan d’analyse des données collectées
• Collecter les données
• Faire l’analyse quantitative et qualitative des données y compris l’analyse d’impact
• Drafter et partager le rapport préliminaire pour feedbacks
• Rédiger et soumettre le rapport final
• Rédiger et soumettre la proposition de document de plaidoyer

Période contractuelle prévue et mécanisme d’attribution

Durée du contrat : Trente (30) jours ouvrables, répartis sur 2 mois entre novembre et décembre 2024, selon un calendrier proposé par le consultant et approuvé par Helen Keller International.

Superviseurs : ministère de la Santé et de l’Action Sociale (MSAS) à travers la Direction de la Santé de la Mère et de l’Enfant (DSME) et Helen Keller International Sénégal

Helen Keller Intl entend attribuer un prix forfaitaire fixe {De Contrat de services professionnels} à l’offre sélectionnée. Aucun profit, frais, taxe ou frais supplémentaires ne peuvent être ajoutés après l’attribution du contrat. Cette RFP est assujettie à tous les termes et conditions du contrat qui en découle. Toutes les attributions suivantes doivent être régie en vertu de ces termes et conditions.

SECTION 3: Instructions relatives aux propositions

La proposition du soumissionnaire doit comprendre deux documents distincts :

1ère Partie – Offre technique

2ème Partie – Offre financière

L’offre technique et l’offre financière (ou « la proposition ») doivent être présentées séparément. Le soumissionnaire ne doit inclure aucune donnée relative aux coûts dans l’offre technique.

La proposition doit être présentée de manière concise et structurée et doit expliquer en détail la disponibilité, l’expérience et les ressources du soumissionnaire pour assurer les services sollicités.

Il est possible de ne pas prendre en compte dans le processus d’évaluation toutes les propositions incomplètes ou qui ne sont pas axées sur ces critères. Toutes les propositions doivent être présentées en Francais.

Les offres technique et financière doivent être présentées comprenant les informations suivantes si applicatble :

1. Date de présentation de la proposition
   1. Durée de validité de la proposition (minimum {50} jours ouvrables)
      1. Nom de l’entreprise ou de l’organisation
      2. Nom et fonction du représentant autorisé de l’organisation
      3. Type d’entreprise ou d’organisation
      4. Adresse
      5. Téléphone
      6. Courriel
      7. Numéro d’identification fiscale
      8. Autres documents requis à joindre à la lettre d’accompagnement :
         1. Copie des documents d’enregistrement ou de constitution dans le registre public, ou des documents équivalent émanant du bureau du gouvernement du pays dans lequel le soumissionnaire est enregistré.
            1. Copie du certificat d’enregistrement fiscal de l’entreprise ou un document équivalent.
            2. Copie de la licence commerciale ou un document équivalent.

Les soumissionnaires doivent également soumettre un formulaire signé de déclaration au sujet des conflits d’intérêts. Ce formulaire doit être évalué pour déterminer si le soumissionnaire se trouve actuellement dans une situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel selon la définition de l’annexe A. S’il est conclu que tous les conflits d’intérêts déclarés par le soumissionnaire pourraient avoir une incidence négative sur sa capacité à réaliser les prestations, Helen Keller Intl peut décider de rejeter la proposition présentée. Si le formulaire de déclaration de conflit d’intérêts n’est pas correctement rempli, la proposition présentée peut être également rejetée.

1ère Partie : OFFRE TECHNIQUE

L’offre technique doit être rédigée en Francais, dactylographiée avec le logiciel Microsoft Word, à interligne simple, et chaque page doit être numérotée de façon consécutive. Le nombre maximum de pages pour chaque composant de l’offre technique est donné ci-dessous.

L’offre technique doit inclure les éléments suivants :

1. Résultats obtenus par le passé ou expériences utiles du soumissionnaire

Informations relatives aux résultats obtenus par le passé ou à l’expérience antérieure du soumissionnaire pour réaliser des prestations dans un pays ou une région qui sont de nature et de volume semblables aux services demandés (brève description, livrables, date, client, etc.).

Les soumissionnaires doivent également donner les coordonnées d’au moins trois (3) références professionnelles qui sont intervenues au cours de travaux antérieurs et / ou ont une expérience dans le cadre de prestations d’une ampleur similaire. Les coordonnées doivent inclure, au minimum : le nom de la personne, le nom de l’entreprise, des informations succinctes sur sa relation avec le soumissionnaire, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone. Helen Keller Intl se réserve le droit de prendre contact avec les personnes référencées. Les coordonnées des personnes référencées ne sont pas assujetties aux restrictions relatives au nombre de page pour cette section.

1. Approche technique

L’approche technique doit décrire l’approche proposée pour atteindre les objectifs du programme et doit aborder les points suivants :

1. Des informations qui indiquent si le soumissionnaire est actuellement présent dans le pays ou la région et la nature de cette présence.
2. Une brève description de ce que le soumissionnaire sait des objectifs et de la portée du travail pour les prestations.
3. Un aperçu de la façon dont le soumissionnaire propose de réaliser les services demandés qui sont indiqués dans cette RFP.

Qualifications

• Doctorat/Master en nutrition, économie, santé publique, relations publiques, développement international et/ou d’autres domaines équivalents et pertinents
• Expérience confirmée et solide (minimum 8 ans) en recherche et génération d’évidences, en gestion de chaîne logistique, en plaidoyer pour la prise de décision, en analyse économique et modélisation, en évaluation d’impact des programmes de santé et de nutrition
• Bonne connaissance de la gestion et du circuit d’approvisionnement des intrants nutritionnels au Sénégal, particulièrement dans les programmes de prise en charge de la malnutrition aigüe et de supplémentation en vitamine A
• Expérience solide pour les analyses situationnelles, de parties prenantes, de documents, de politiques
• Compétences en élaboration de document de plaidoyer
• Bonne diction orale et capacité rédactionnelle en français

2ème Partie : OFFRE FINANCIÈRE

Le contrat octroyé est un contrat définitif à prix fixe et le paiement en est effectué une fois que les livrables associés aux services ou aux produits sont reçus. Les paiements sont effectués par Helen Keller Intl uniquement via des moyens de paiement électroniques et tous les comptes bancaires doivent être strictement au nom de l’entreprise ou de l’individuel.

Le modèle d’offre financière se trouve à l’annexe C et doit comprendre les éléments suivants :

1. Coût de la main d’œuvre : Le soumissionnaire doit fournir des informations relatives à la structure de l’équipe, aux tarifs journaliers et au niveau d’effort (mesurés en jours) pour les livrables indiqués. Il est nécessaire d’énoncer les hypothèses formulées lors de la présentation des informations sur les coûts, y compris les options supplémentaires, et de spécifier toutes les conditions.

2. Autres coûts directs : Le soumissionnaire doit fournir une estimation détaillée des autres coûts directs principaux jugés nécessaires à l’achèvement des travaux. Les autres coûts directs couvrent les frais de transport, les visas et les indemnités journalières. Tout autre coût direct doit être préalablement convenu avec Helen Keller Intl.

3. Taux indirects et frais fixes : Si le soumissionnaire a comme pratique courante de budgétiser les taux indirects, par exemple les frais généraux, les frais annexes, les frais administratifs, ou tous les autres frais, il doit expliquer cette pratique et donner la base d’application des frais dans le descriptif du budget. Helen Keller Intl se réserve le droit de demander des informations supplémentaires pour justifier les taux indirects d’un soumissionnaire. Les frais fixes proposés doivent également être expliqués dans le descriptif du budget et présentés à part dans les états financiers.

SECTION 4 : Critères d’évaluation et bases pour l’attribution

Helen Keller Intl va suivre une méthodologie de sélection du meilleur rapport qualité-prix. Helen Keller Intl peut attribuer à une entreprise éligible et responsable dont la proposition est la plus avantageuse pour le programme, un contrat en prenant en compte d’autres facteurs de la proposition, y compris, mais sans s’y limiter, la conformité aux exigences de la RFP sans réserve notables. Les soumissionnaires ne peuvent pas modifier les offres non recevables après la date limite de dépôt des propositions afin de les rendre recevables. Cependant, Helen Keller Intl peut demander à un soumissionnaire de clarifier son offre s’il n’existe pas de divergence significative.

Les critères ci-dessous peuvent servir de base pour l’évaluation des propositions. La sélection repose principalement sur les mérites techniques des propositions, mais le prix et d’autres facteurs sont pris en considération, et l’attribution n’est octroyée que si la proposition est jugée satisfaisante sur le plan technique et à un prix raisonnable.

Critères d’évaluation inclus dans appel d’offres

Valeur Max Points

Complétude de dossier de candidature (offre financière, offre technique et CV)

OUI/NON

Offre Technique

/80

Expérience confirmée et solide (minimum 8 ans) en recherche et génération d’évidences, en gestion de chaîne logistique, en plaidoyer pour la prise de décision, en analyse économique et modélisation, en évaluation d’impact des programmes de santé et de nutrition

/15

Conformité de l’offre par rapport aux TDRs de la consultance

/15

Expérience solide pour les analyses situationnelle, de parties prenantes, de documents, de politiques

/15

Bonne connaissance de la gestion et du circuit d’approvisionnement des intrants nutritionnels au Sénégal, particulièrement dans les programmes de prise en charge de la malnutrition aigüe et de supplémentation en vitamine A

/15

Bonne connaissance des acteurs de la nutrition et de la santé au Sénégal

/10

Expériences en élaboration de document de plaidoyer

/10

Une fois l’évaluation des offres techniques terminée, Helen Keller Intl doit évaluer les offres financières relativement à la présentation du budget, les descriptifs budgétaires et la rentabilité (raisonnable, réaliste, coordonnée avec l’offre technique et les exigences de la RFP). Aucun point n’est attribué aux offres financières, mais il faut prendre en compte ces critères conjointement avec le score total de l’offre technique. Cette RFP suit le processus de compromis selon lequel Helen Keller Intl peut attribuer un contrat à l’offrant dont la proposition représente la meilleure valeur pour Helen Keller Intl et le programme. Helen Keller Intl peut attribuer un contrat à un soumissionnaire dont le prix est plus élevé s’il est déterminé que sa valeur technique est supérieure et mérite d’avoir un coût ou un prix accru.

SECTION 6 : Validité de la proposition, date limite de dépôt des offres et instructions

Les propositions doivent avoir une période de validité de {90 jours} à partir de la date de dépôt, comme indiqué dans la lettre d’accompagnement.

Les propositions doivent être soumises par voie électronique avant la date limite indiquée sur la lettre d’accompagnement de cette RFP à l’adresse suivante: sn.procrurement@hki.org indiquant dans l’objet du courriel le nom de l’entreprise et le numéro du RFP.

Une offre complète relative à la proposition doit inclure les documents suivants, qui doivent tous faire référence au numéro de la RFP indiqué sur la lettre d’accompagnement de ce document :

• Lettre d’accompagnement
• Offre technique
• Offre financière
• Formulaire de déclaration en matière de conflit d’intérêts
• Copies des documents d’enregistrement légaux du soumissionnaire / si applicable
• Autres informations pertinentes relatives à la présentation de la proposition

QUESTIONS : Aucune question formulée verbalement ne sera admise, que ce soit en personne ou par téléphone. Cependant, Helen Keller Intl est disposée à répondre aux questions écrites au sujet de cette RFP jusqu’à 29 Octobre 2024. Toutes les questions relatives à cette RFP doivent être adressées à nysy@hki.org . Afin de garantir l’impartialité de la procédure, les réponses de Helen Keller Intl à toutes les questions jugées pertinentes seront communiquées à l’ensemble des soumissionnaires potentiels, tout en respectant l’anonymat du demandeur initial.

[1] https://www.who.int/tools/child-growth-standards/standards/weight-for-length-height

[2] Etude sur les micronutriments, COSFAM, 2018

[3] Agence Nationale de la Statistique et de la Démographie (ANSD) [Sénégal], et ICF. 2018. Sénégal: Enquête Démographique et de Santé Continue (EDS-Continue 2018). Rockville, Maryland, USA: ANSD et ICF.

How to apply

SECTION 6 : Validité de la proposition, date limite de dépôt des offres et instructions

Les propositions doivent avoir une période de validité de {90 jours} à partir de la date de dépôt, comme indiqué dans la lettre d’accompagnement.

Les propositions doivent être soumises par voie électronique avant la date limite indiquée sur la lettre d’accompagnement de cette RFP à l’adresse suivante: sn.procrurement@hki.org indiquant dans l’objet du courriel le nom de l’entreprise et le numéro du RFP.

Trouver le RFP dans le lien ci-dessous:

RFP_Consultant Advocacy _Yaga.pdf – Google Drive

Une offre complète relative à la proposition doit inclure les documents suivants, qui doivent tous faire référence au numéro de la RFP indiqué sur la lettre d’accompagnement de ce document :

• Lettre d’accompagnement
• Offre technique
• Offre financière
• Formulaire de déclaration en matière de conflit d’intérêts
• Copies des documents d’enregistrement légaux du soumissionnaire / si applicable
• Autres informations pertinentes relatives à la présentation de la proposition

QUESTIONS : Aucune question formulée verbalement ne sera admise, que ce soit en personne ou par téléphone. Cependant, Helen Keller Intl est disposée à répondre aux questions écrites au sujet de cette RFP jusqu’à 29 Octobre 2024. Toutes les questions relatives à cette RFP doivent être adressées à nysy@hki.org . Afin de garantir l’impartialité de la procédure, les réponses de Helen Keller Intl à toutes les questions jugées pertinentes seront communiquées à l’ensemble des soumissionnaires potentiels, tout en respectant l’anonymat du demandeur initial.