Asistente de Logística

Descripción general del trabajo:

Este cargo garantizará que las políticas y los procedimientos de la cadena de suministro de la organización respondan al contexto. También se impartirá formación al personal/consultores y a los socios locales de ejecución con el fin de facilitar e implementar los procesos de la cadena de suministro.

Todas las funciones que apoyan el programa de la organización en Venezuela requerirán el más alto nivel de discreción, con especial atención al protocolo de seguridad, para proteger al personal, a las organizaciones asociadas y a los beneficiarios.

Responsabilidades principales:

• En coordinación con el supervisor, realizar y documentar el análisis de precios y costos en relación con las gestiones de adquisición para la organización y sus organizaciones asociadas dentro de Venezuela. El análisis de precios generalmente tomará la forma de comparación de cotizaciones, precios de mercado u otros índices. El análisis de costos debe asegurar que cada elemento del costo es razonable, permisible bajo las regulaciones de la organización y de los donantes, y aceptable para el proyecto basado en el beneficio relativo.
• Seguimiento y control de las adquisiciones.
• Proporcionar asistencia técnica adicional al equipo del programa y a todas las organizaciones asociadas dentro de Venezuela según sea necesario para mantener un alto nivel de responsabilidad en las adquisiciones.
• Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las políticas y procedimientos.
• Recoger ofertas de posibles proveedores para todas las operaciones y requisitos del programa.
• Facilitar los aspectos de adquisición de la planificación del programa y las próximas necesidades de recursos de adquisición.
• Trabajar con todo el personal/consultores para garantizar una introducción y adopción sin problemas de los sistemas de adquisición; ayudar a los equipos a comprender sus funciones y responsabilidades en cuanto a la interacción con Adquisiciones a lo largo de todos los procesos de compra.
• Recibir, verificar y analizar las ofertas; procesar el análisis de las ofertas y las comparaciones de precios de acuerdo con las normas de la organización
• Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal; actualizar a los solicitantes sobre el estado de su PR.
• Gestionar y actualizar la base de datos de proveedores y una lista de precios para todas las categorías.
• Asesorar en los estudios de mercado y en la evaluación de los proveedores.
• Garantizar que todos los suministros, servicios y equipos requeridos se entreguen a tiempo. Esto incluye la comunicación rutinaria, la coordinación y la planificación con el personal solicitante pertinente en relación con sus pedidos.
• Garantizar que todos los documentos relacionados con Cadena de Suministros (copias electrónicas e impresas) estén debidamente archivados, organizados y actualizados.
• Coordinar con los departamentos de finanzas, administración y programas para garantizar la integración de los controles internos, el pago puntual a los proveedores y una documentación de apoyo completa y auditable.
• Inclusión de todos los documentos de adquisición necesarios en los expedientes de solicitud de exención (solicitudes de compra, estudios de mercado), ATC, etc.
• Los procesos de adquisición de principio a fin se realizan a través de la herramienta INTEGRA.
• Cualquier desviación del proceso de adquisición de la organización se identifica, se documenta y se comunica oportunamente, siguiendo el mecanismo establecido para un seguimiento adecuado.
• Seguimiento a la gestión de los activos y gestionar los informes de inventario de fin de proyecto.
• Capacidad para desarrollar, adaptar o construir procedimientos efectivos, funcionales y de menor riesgo.
• Cualquier otra función relacionada con el rol asignada por el supervisor para lograr los objetivos del rol.

REQUERIMIENTOS DE LA POSICIÓN:

• Licenciado en Logística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

• 2 años de experiencia específica en compras, logística o tareas de la cadena de suministro.

• Gran capacidad de organización; capacidad para interactuar eficazmente con personal internacional y nacional.

• Conocimiento intermedio de inglés oral y escrito.

• Sólidos conocimientos de informática en los programas MS Excel y MS Word.

• Es esencial un profundo conocimiento de la ética/los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.

• Tiene una capacidad demostrada para realizar varias tareas y procesar la información en acción para no retrasar las actividades del programa.

• Te apasiona el trabajo de las ONG y tienes un pensamiento positivo con una actitud de “poder hacer y trabajar en equipo”.

• Estará disponible para viajar al terreno cuando se le solicite.

  Estándares de conducta profesional

• Los trabajadores y la organización deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. De acuerdo con estos valores, la organización opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

• Igualdad de género: Nuestra Organización se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

• Igualdad de oportunidades del Empleador: Somos un empleador de igualdad de oportunidades. Y considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable