Asociado/a de Administración ( 2 vacantes )

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya el fortalecimiento de las capacidades nacionales y subnacionales den Bolivia y promueve el alcance de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) los derechos humanos y la igualdad de género, a través de asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible a través del cierre de brechas para que nadie se quede atrás. El PNUD forja alianzas con todos los niveles de la sociedad para ayudar a construir naciones que puedan resistir a la crisis; promueve y sostiene un tipo de crecimiento que mejora la calidad de vida de todos y todas. Presentes sobre el terreno en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local al servicio de las personas y las naciones.

El PNUD fue designado como receptor principal de los Fondos de los Programas de Tuberculosis, VIH/TB y Malaria, los cuales son administradores a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos – Fondo Mundial.

A través de la Unidad de Proyectos, el PNUD busca promover el cumplimiento de los proyectos anteriormente mencionados y establecer como base sobre la cual se construya las estrategias de lucha contra la pobreza, la reducción de la vulnerabilidad de la población y el desarrollo de las actividades centrales de la economía nacional boliviana.

PNUD es Receptor Principal de estos recursos desde 2006, donde en los inicios ha sido electo por el Mecanismo de Coordinación País y el Fondo Mundial como Transitorio para las enfermedades de Malaria, Tuberculosis y VIH/SIDA. A partir de la gestión 2007 luego de haber estabilizado las tres subvenciones, el Fondo Mundial decide transferir la responsabilidad de recipiente principal de VIH a la fundación HIVOS/IBIS.

La última propuesta de país enviada por el MCP Bolivia, fusiona dos componentes en uno TB y VIH, es así que luego de un proceso de selección, se designa al PNUD Bolivia como receptor principal de esta propuesta para el periodo 2023-2025.

Alcance del Trabajo

Bajo la supervisión directa de el/la Analista de Administración y Finanzas, el/la titular del cargo Asociado/a de Administración prestará sus funciones al Proyecto asignado en todas las áreas relacionadas, enfocándose en el logro de las siguientes actividades y/o resultados: (1) Administración e implementación de actividades del proyecto y estrategias de gestión financiera, (2) Apoyo eficaz a las actividades del proyecto y la administración de presupuestos, (3) Soporte contable, financiero y administrativo a todo el equipo del proyecto y (4) Facilitación de la creación y el intercambio de conocimientos.

1.Asegurar la administración e implementación de las actividades del proyecto y las estrategias de gestión financiera, adapta procesos y procedimientos enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Cumplimiento total de las normas y reglamentos del PNUD y otras políticas pertinentes sobre el sistema de registro / presentación de informes financieros; implementación de controles internos efectivos, funcionamiento adecuado de un sistema de gestión de recursos financieros orientado al cliente.
• Cumplimiento total de los requerimientos del Fondo Mundial como ente financiador del sistema de registro / presentación de informes financieros; implementación de controles internos efectivos, funcionamiento adecuado de un sistema de gestión de recursos financieros orientado al cliente.
• Suministro de insumos para la implementación de estrategias de ahorro y reducción de costos en consulta con la Coordinación del Proyecto.

2.Brindar apoyo efectivo a las actividades del proyecto y la administración de presupuestos, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:  

• Coordinación con el/la Analista/a de Programas de  Salud y apoyo para las actividades planificadas
• Presentación de información para formulación de planes de trabajo del proyecto (Plan de Trabajo Anual), presupuestos, propuestas sobre arreglos de implementación y modalidades de ejecución.
• Seguimiento a la implementación rutinaria de proyectos y al uso de recursos financieros.
• Seguimiento e informes de los recursos disponibles mediante la realización de las siguientes tareas:
• Revisa los documentos del proyecto firmados y aprobados.
• Revisa permanentemente la disponibilidad de efectivo.
• Mantiene la documentación de contribuciones / cuentas por cobrar.
• Elabora el Memo de recibo de efectivo con información de la fuente de ingresos / fondo o proyectos adecuados de manera oportuna.
• Implementación del mecanismo de control del proyecto mediante el seguimiento a la ejecución, y la elaboración de modificaciones presupuestarias según sea permitido por el financiador.
• Seguimiento y presentación de informes sobre los recursos movilizados en campo.
• Elaboración de informes a requerimiento de el/la Analista de Administración y Finanzas y/o el/la Coordinador/a del Programa de Salud y Desarrollo.
• Verificación de la precisión de los informes de entrega combinados trimestralmente, realizando acciones correctivas oportunas sobre datos erróneos en el Sistema
• Sistematización y suministro de información para auditorías del proyecto.
• Implementación de recomendaciones de auditoría.
• Preparación de la información para la recuperación de costos de los servicios prestados por el PNUD.
• Contribuir al cierre operativo y financiero de los proyectos, sistematizando la información administrativa, financiera y técnica y concluir con el proceso de cierre en el sistema en coordinación con el área técnica y de programas.

3.Brindar apoyo contable y administrativo al Proyecto, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Control adecuado de los documentos de respaldo para pagos e informes financieros del proyecto; 
• Supervisión del registro de proveedores en el Sistema de acuerdo con las necesidades del proyecto.
• Mantenimiento del sistema de control interno de gastos que asegura que los comprobantes procesados ​​se cotejan y completan, las transacciones se registran y contabilizan correctamente en el sistema; y los pagos están debidamente preparados y procesados; 
• Elaboración/revisión de proceso de adquisición y contratación de montos menores, asegurándose que cumplen los estándares de transparencia, equidad, oportunidad, competencia efectiva integridad, y valor por el dinero.
• Elaboración/revisión de términos de referencia y especificaciones técnicas para procesos de contratación y adquisición, que cumplan con los estándares establecidos por el PNUD.
• Seguimiento a los procesos de adquisición y contratación establecidos en los planes de ejecución, siguiendo los procedimientos establecidos por la normativa del PNUD.
• Seguimiento a las solicitudes de viaje, que sean debidamente procesadas desde su inicio hasta su cierre en tiempos razonables y oportunos.
• Supervisión de los Anticipos de Fondos, desde su desembolso hasta su cierre de manera oportuna y en los tiempos establecidos. 
• Revisión y control de los descargos de Anticipos de Fondos asegurando su correcta presentación y respaldo, siguiendo las normas establecidas por el PNUD.
• Organización / coordinación de la logística de las actividades del proyecto: talleres, reuniones, actividades de campo y otros eventos.
• Mantenimiento de los archivos virtuales y físicos de la documentación del proyecto, asegurándose de que sean coherentes, completos y organizados.
• Supervisión y control de inventarios de almacenes y activos fijos del proyecto y elaboración de reportes semestrales actualizados.
• Asegurar el mantenimiento oportuno de los equipos del proyecto y la actualización de pólizas de seguro. 
• En los casos que apliquen, dar seguimiento a los trámites aduaneros y liberación de impuestos.

4.Asegurar la facilitación de la construcción de conocimientos y el intercambio de conocimientos en el Proyecto centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Adquisición e intercambio sistemático de conocimientos y experiencias relacionados con la gestión de programas.
• Organización de capacitaciones para el personal del proyecto sobre temas relacionados con programas / operaciones.
• Sistematización de lecciones aprendidas y mejores prácticas en financiamiento de programas.
• Contribución sólida a las redes de conocimiento de la oficina en Bolivia y comunidades de práctica.

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Acuerdo Institucional/Dependencias

El/la Asociado/a de Administración trabajará bajo la supervisión del/a Analista de Administración y Finanzas, y coordinará el trabajo con el equipo técnico del proyecto y con la contraparte nacional del proyecto.