La Direction des ressources humaines (RH) du Bureau de l’administration et des services comprend trois (3) sections couvrant une gamme complète d’opérations et de services RH. Les RH dirigent actuellement des projets et des initiatives stratégiques pour la transformation des personnes et de la culture. Cela se fait grâce au lancement de la stratégie People First , qui sert de pierre angulaire à une nouvelle stratégie RH. La stratégie vise à soutenir les initiatives clés liées à la croissance des personnes, à l’efficacité organisationnelle et à l’expérience des employés. Ces initiatives amélioreront l’agilité organisationnelle, favoriseront une culture positive et renforceront l’engagement des employés. 

Sous la supervision directe du spécialiste des ressources humaines, le titulaire fournira un soutien administratif pour une gamme complète d’activités de RH, la mise en œuvre d’un nouveau système ERP basé sur Oracle, ainsi que la mise en œuvre de nouvelles initiatives de RH en matière de gestion des talents, de développement organisationnel et d’administration d’une gamme d’avantages sociaux. Le titulaire se verra attribuer des tâches par rotation, ce qui nécessitera une personne flexible, capable d’apprendre rapidement et capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois. 

Soutient le recrutement, les avantages sociaux et les droits, ainsi que la gestion des talents, en obtenant des résultats tels que :

• Planifier et coordonner les activités de recrutement pour l’embauche de personnel et de consultants.
• Saisir et mettre à jour les données nécessaires dans Agresso, Quantum et ServiceNow.
• Suivez toutes les transactions liées aux postes, au recrutement, aux avantages et aux droits, à l’administration des contrats, aux séparations, à l’apprentissage et aux performances grâce au nouveau système ERP.
• Fournir un soutien logistique aux initiatives de développement des talents et de développement de carrière, telles que des séances de formation, des ateliers et des réunions.
• Aider aux activités d’administration des contrats, y compris la correspondance, la vérification des données, etc.
• Répondre aux questions du personnel (courriels et boîtes de réception communes) concernant les avantages et les droits.
• Traitez rapidement les transactions RH liées aux avantages et aux droits, tels que les renouvellements de contrat, l’assurance maladie et les demandes de congé.                                                                                  

Fournit un soutien administratif pour assurer une mise en œuvre efficace des activités RH, en obtenant des résultats tels que :

• Gérez le(s) calendrier(s) de l’équipe RH et organisez les réunions et les déplacements selon les besoins.
• Aider à la préparation des documents RH, des procès-verbaux, des notes, des rapports et des présentations.
• Fournir un soutien dans la préparation et le suivi des rapports budgétaires.
• Fournir des services de soutien de bureau en temps opportun. 
• Accompagnement dans les processus d’approvisionnement incluant le traitement des appels d’offres, des demandes d’achat, des bons de commande, des GRN et le suivi des paiements.  
• Maintien d’un système de classement approprié pour les dossiers et documents RH.

Fournit un soutien à la mise en œuvre de l’ERP et à la gestion des enregistrements, obtenant des résultats tels que :

• Soutenir le processus de mise en œuvre de l’ERP de manière globale, y compris la saisie des données, la documentation et la coordination des activités connexes.
• Aider à la migration et à la validation des données, en garantissant l’exactitude et l’intégrité des données.
• Soutenir la mise en œuvre des modules Oracle/Quantum Human Capital Management (HCM) couvrant les avantages sociaux, les droits, la performance et la gestion des talents
• Aider l’équipe RH dans le pilotage de la salle de conférence, les tests d’acceptation des utilisateurs, la gestion du changement et les activités de déploiement.
• Compiler la documentation et les processus existants et aider à l’alignement des processus métier avec les nouveaux systèmes ERP.
• Tenez des registres précis et suivez la progression des étapes de mise en œuvre de l’ERP, en garantissant des rapports et des mises à jour en temps opportun.

Préparer des rapports et des statistiques, obtenant des résultats tels que :

• Contribuer à l’entreposage des données et au développement de rapports, y compris la tenue des dossiers, les tests des rapports et la garantie de l’exactitude des données.
• Participer à la conception et à la mise en œuvre d’enquêtes et d’outils de collecte de données.
• Compiler les statistiques liées aux RH et préparer des rapports périodiques. 

Effectue d’autres tâches connexes, selon les besoins.

1. Essentiel

Achèvement des études secondaires.

Souhaitable

Un diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’équivalent.

Formation complémentaire ou certification en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

1. Essentiel

• Un minimum de cinq (5) années d’expérience administrative en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
• Expérience avérée dans l’utilisation des technologies modernes de l’information et de la communication pour le traitement et la gestion des données.
• Expérience dans la planification et l’organisation de réunions, d’ateliers et/ou d’événements RH, de préférence dans le domaine de l’apprentissage et du développement.
• Expérience avec les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), la gestion des données, les tests et la documentation.
• Expérience en approvisionnement, budgets et rapports financiers.

Souhaitable

• Au moins deux (2) années d’expérience auprès d’une organisation internationale ou d’un gouvernement.

Essentiel 

Capacité de lecture, d’écriture et d’expression orale courantes en anglais. 

Souhaitable 

Une connaissance pratique de toute autre langue de l’Organisation (arabe, chinois, français, russe, espagnol).

Compétences de base :

Professionnalisme : Possède un état d’esprit axé sur le service et la résolution de problèmes dans un environnement en évolution, avec une bonne connaissance des règles RH et des processus administratifs. Capable d’apprendre rapidement, d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler avec un minimum de supervision. Connaissance d’un système ERP. Excellente communication verbale et écrite, y compris la simplification de règles ou de processus complexes. Expérience avérée du travail administratif axé sur les RH. Montre de la fierté pour son travail et ses réalisations; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et atteindre les résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Travail en équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite l’avis des autres en valorisant véritablement leurs idées et leur expertise ; est disposé à apprendre des autres ; place l’ordre du jour de l’équipe avant son ordre du jour personnel ; soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la coresponsabilité des lacunes de l’équipe.

Communication :  Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste son intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public ; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.

Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues; identifie les activités et les tâches prioritaires; ajuste les priorités selon les besoins; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire; utilise le temps efficacement.

Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.

Veille technologique : Se tient au courant des technologies disponibles; comprend l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées; montre sa volonté d’apprendre de nouvelles technologies.

Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste recruté localement et réservé aux citoyens canadiens, aux résidents permanents du Canada et aux candidats titulaires d’un permis de travail.

Il convient de noter que ce poste est à pourvoir à court terme pour une période initiale de six (6) mois (la première année est probatoire pour un candidat externe).

Les membres du personnel de l’OACI sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Secrétaire général et peuvent être affectés à toutes activités ou à tous bureaux de l’Organisation dans le lieu d’affectation.

Les membres du personnel de l’OACI doivent se comporter d’une manière conforme à leur statut de fonctionnaire international. À cet égard, l’OACI a intégré les Normes de conduite de la fonction publique internationale de 2013 dans les Instructions du personnel de l’OACI. 

L’OACI offre à ses employés un ensemble d’avantages sociaux attractifs, conformément aux politiques de la  Commission de la fonction publique internationale  (CFPI),

L’âge légal de départ à la retraite pour le personnel entrant ou réintégrant le service après le 1er janvier 2014 est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer un mandat seront normalement pris en considération.

Les candidats intéressés doivent remplir un formulaire de candidature en ligne. Pour postuler, veuillez consulter le site Web de recrutement en ligne de l’OACI à l’adresse suivante : Carrières (icao.int)

L’OACI ne facture aucun frais ni ne demande d’argent aux candidats à aucun stade du processus de sélection, et ne se préoccupe pas non plus des coordonnées bancaires des candidats. Les demandes de cette nature faites au nom de l’OACI sont frauduleuses et ne doivent pas être prises en compte.