Assistant/e Administratif/ve – G5 Fleet

CONTEXTE :

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire mondiale qui lutte contre la faim dans le monde entier. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans le monde. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche affamer et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, peuvent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :

Pour appuyer son Bureau de Brazzaville, le PAM recherche un(e) assistant/assistante Administratif (ive) capable d’aider à l’adoption et au maintien de pratiques administratives efficaces axées sur les besoins des bénéficiaires des services et l’utilisation optimale des ressources. Le titulaire doit effectuer des tâches courantes d’aide à la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

Sous la Supervision générale du Responsable de l’unité ou du Chargé (e) de l’administration, ou de son ou sa suppléant(e), l’assistant Administratif (ve) doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant qu’il interprète dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à sa disposition. Il doit pouvoir recommander des lignes d’action à ses collègues à divers échelons et peut assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

L’assistant(e) Administratif (ive) (Gestion de la flotte) sera responsable de :

1. Surveiller tous les magasins de flotte et de pièces de recharge, conformément aux procédures de gestion de  flotte et financière établis, aux procédures opérationnelles spéciales et aux directives normatives définies dans le manuel de la flotte.
2. Maintenir des contacts étroits avec Fleet Center sur les questions de politiques liées a la flotte.
3. Soutenir la gestion/coordination des véhicules.
4. S’assurer que t’entretien et les réparations des véhicules et des générateurs sont en place via un contrat avec des atelier dans le pays.
5. Lancer en temps opportun des appels de nouveaux véhicules en cas de demande accrue et vise versa, en fonction des exigences du programme.
6. Gestion et harmonisation des systèmes avec les outils d’entreprise tel que FMS et GEMS et garantie que les mécanismes de contrôle et de surveillance sont en place dans tout le pays. Assurer la fiabilité de la qualité des donnes FMS.
7. Contribuer à l’amélioration des procédures des opérations.
8. Soutenir la préparation du budget annuel de la flotte pour le pays et assurer la gestion et l’utilisation des fonds conformément aux règles financières, règlementations et procédures opérationnelles spéciales approuves du PAM.
9. Examens réguliers de l’allocation des générateurs et de la stratégie de déploiement des générateurs disponibles en fonction des besoins réels du programme pays en collaboration étroite avec l’unité TEC
10.  Générer de FMS et analyser les rapports sur les coûts de performance et les consommations de carburants de la flotte de véhicules légers et des générateurs de la RCO.
11.  Vérifier les données enregistrées dans FMS et coordonner/appuyer les SB pour les actions à prendre pour les mises à jour
12. Accomplir toutes autres tâches recommandées par le superviseur.