Assistant(e) Administratif(ve) projet « Régions transfrontalières du Gabon, Cameroun et Tchad »

Secteur de tutelle : Secteur des sciences sociales et humaines (SHS)

Lieu d’affectation: Libreville

Catégorie d’emplois: Sciences sociales et humaines

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : Level 2

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 30/11/20

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Emplacement principal : Oyem, Gabon

Durée initiale du contrat : 1an avec possibilité de prolongation sous réserve de performances satisfaisantes et de disponibilité des fonds.

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous la Direction générale du Chef de Bureau et la supervision directe du Coordonnateur du projet en parallèle avec l’Assistante Administrative Principale du Bureau, le /la titulaire de ce poste participera à la réalisation des activités et des processus de soutien administratif standard conformément aux règles et procédures de l’UNESCO. Il devra exécuter les tâches suivantes :

• Aider à la préparation des documents et des rapports sur tous les dossiers concernant la cellule du projet, élaborer les drafts de correspondances officielles ;
• Aider à la supervision des activités liées à l’entretien de la cellule du projet, à la sécurité et à la maintenance des équipements ;
• Aider à la préparation et au suivi des différents budgets du projet, assister le superviseur sur la production des états financiers du projet en utilisant les systèmes d’information de gestion des rapports ;
• Garder un système de classement des dossiers financiers et administratifs, veiller à ce que les pièces comptables et les justificatifs correspondants soient complets et conformes aux règles et procédures de l’UNESCO. ;
• Entretenir des liens avec les fournisseurs, effectuer les commandes et achats de biens et services, préparer et assurer le suivi des demandes de paiement des fournisseurs, consultants, et partenaires en collaboration avec le Bureau à Libreville et selon les procédures de l’organisation ;

• Apporter un soutien organisationnel et administratif aux activités et événements organisés par la cellule de coordination du projet, suivre tous les dossiers concernant les voyages officiels puis appuyer le coordonnateur du projet sur toutes les questions liées aux exigences de l’Organisation ;
• Suivre, coordonner les tâches du chauffeur du projet ;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie pour le bon fonctionnement du Bureau.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
Responsabilité (F)
Communication (F)
Innovation (F)
Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
Planification et organisation (F)
Culture du résultat (F)
Travail en équipe (F)

Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.
QUALIFICATIONS REQUISES

Etudes

• Le (la) titulaire doit avoir achevé  deux années d’études superieures, technique ou professionnelle en secrétariat, administration, gestion ou dans un domaine similaire.

 Expérience professionnelle

• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans les domaines du secrétariat, de l’administration,

Savoir-faire/Compétences

• Très bon esprit d’analyse et aptitude à travailler en équipe et sous pression.
• Facilité de communication écrite ou orale, très bon sens de synthèse, de responsabilité et d’autonomie

Langues

• Excellente connaissance du français

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

 Formations

• Diplôme, certificat/formation spécialisé(e) en secrétariat, administration des affaires, comptabilité, gestion des projets ou domaine connexe.
• Justifier de bonne aptitudes confirmées dans le suivi des budgets, la vérification, la validation des paiements ainsi que la conception des rapports financiers.

  Savoir-faire/Compétences 

• Expérience au sein d’une Organisation internationale, une Agence du système des Nations Unies, ONG ou projet.
• Maîtrise de Microsoft Office, y compris Excel. La connaissance d’autres logiciels tels que SAP est un avantage.

LANGUES :

• Bonne connaissance de l’anglais (écrit et parlé).

DONNEES DE REMUNERATION

Les salaires sont établis sur la base grille des salaires locaux du Système des Nations Unies au Gabon et payés en monnaie locale. De surcroît, l’UNESCO offre 30 jours de congé annuel ouvrables, une assurance médicale locale doit être présentée à la signature du contrat.  L’UNESCO est une organisation non-fumeurs. Pour plus d’informations prière de consulter : ICSC website.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.

L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.

L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.