Assistenz (m/w/d) im Team Jugendrotkreuz

Als Deutsches Rotes Kreuz (DRK) ist es unsere Aufgabe, für die Menschen da zu sein und ihnen zu helfen – allein nach dem Maß der Not. Schon seit mehr als 150 Jahren leistet die Rotkreuz- und Rothalbmond-Bewegung umfassend Hilfe für Menschen. Egal was wir tun und wo wir tätig sind, immer sind unsere sieben Rotkreuzgrundsätze: Menschlichkeit, Unparteilichkeit, Neutralität, Unabhängigkeit, Freiwilligkeit, Einheit und Universalität handlungsleitend. 

Im DRK-Generalsekretariat in Berlin gestalten Sie die zukünftige Ausrichtung des DRK e.V. als nationaler Rotkreuz-Gesellschaft und Spitzenverband der Freien Wohlfahrtspflege mit. Sie tragen täglich dazu bei, dass Menschen in Deutschland und weltweit Hilfe erhalten – allein nach dem Maß der Not.  

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als Assistenz (m/w/d) im Team Jugendrotkreuz. 

Das Deutsche Jugendrotkreuz (DJRK) ist der eigenständige Jugendverband des Deutschen Roten Kreuzes (DRK). Im Jugendrotkreuz sind über 140.000 Jugendliche in ca. 5.500 Jugendgruppen bundesweit organisiert und engagiert. Die Unterstützung der Mitgliedsverbände, die Bildungs-, Schul- und internationale Jugendarbeit, die Organisation und Betreuung von JRK-Gremien und der bundesweiten Veranstaltungen gehören unter anderem zu den Aufgabenbereichen der Bundesgeschäftsstelle im DRK-Generalsekretariat. 

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (39h/Woche), zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine langfristige Zusammenarbeit wird angestrebt.

Ihre Aufgaben:

Allgemeine Sekretariatsaufgaben:

• Postbearbeitung, allgemeiner Schriftverkehr, Ablage
• Beantwortung und Bearbeitung von schriftlichen und telefonischen Anfragen unterschiedlichster Art
• Aufarbeitung und Weiterleitung von Informationen über Rundschreiben und Briefe an die Mitgliedsverbände
• Terminplanung und -überwachung, Reiseplanung, -organisation sowie -abrechnung
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Telefonkonferenzen
• Prüfung und Kontieren von Eingangsrechnungen
• Materialbeschaffung und Ausschreibungen (Angebotsvergleiche)

Organisatorische Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von JRK Veranstaltungen auf Bundesebene im Ehren- und Hauptamt, insbesondere:

• Buchung der Tagungs- und Veranstaltungsstätten (u. a. Angebotseinholung, Vertragsvorbereitung, evtl. Materialversand an die Tagungsstätte)
• Kontakt mit externen Fachreferenten und Tagungs- und Veranstaltungsstätten bzgl. Unterbringung, Verpflegung, Technik etc.
• Erstellung eines Kostenplans und Budgetüberwachung
• Besichtigung der örtlichen Einrichtungen und Unterbringungsmöglichkeiten
• Erstellung und Versand der Einladungen sowie Koordination der An- bzw. Rückmeldungen
• Versand und Erstellung von Veranstaltungsprotokollen

Wir erwarten:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. Verwaltungsausbildung (ggf. Zusatzqualifikation in Veranstaltungsorganisation / Projektmanagement)
• Berufserfahrungen und Kenntnisse in der Organisation von Gremiensitzungen sowie (Groß-) und sonstigen (Bildungs-) Veranstaltungen
• Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen sind wünschenswert
• Kenntnisse und Erfahrungen in Budgetplanung sind wünschenswert
• sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse, moderne Bürokommunikation und Internet
• Bereitschaft zu Dienstreisen und flexiblen Arbeitszeiten, auch an Wochenenden
• hohes Maß an Engagement, Flexibilität und Teamfähigkeit
• Führerschein Klasse B

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit im Zeichen der Menschlichkeit
• Raum für Ihre berufliche und persönliche Entwicklung in einem erfahrenen und engagierten Team
• Faire Arbeitsbedingungen gemäß DRK-Reformtarifvertrag
  • Vergütung nach Entgeltgruppe 6
  • 30 Urlaubstage im Jahr und Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
  • Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Flexible Arbeitszeitmodelle, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu gewährleisten
• Mobiles Arbeiten (bei Vollzeit bis zu zehn Arbeitstage monatlich) mit Präsenz am Standort Berlin je nach Arbeitsanforderung
• Urban Sports Club, Headspace, Babbel und weitere individuelle Angebote zur Gesundheitsförderung und Weiterentwicklung

Als Arbeitgeber stellen für uns die Grundsätze der Rotkreuz- und Rothalbmond-Bewegung eine besondere Verpflichtung dar. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von ethnischer, sozialer und nationaler Herkunft, Geschlecht, Religion, Alter, Behinderung oder sexueller Orientierung.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung bis zum 21.06.2023 !