Auditoría Externa 2023 en la Coordinadora Nacional de Comercio Justo de Paraguay

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TÉRMINOS DE REFERENCIA AUDITORÍA EXTERNA 2023 – COORDINADORA NACIONAL CLAC

Título de la consultoría

Auditoría Externa 2023 en la Coordinadora Nacional de Comercio Justo de Paraguay

Unidad de dependencia

Unidad Administrativa

Alcance geográfico de la contratación

Paraguay

Relaciones internas

Coordinación Contable Coordinación Financiera Coordinación Administrativa

Relaciones externas

Junta de vigilancia de CLAC

Reporta a

Dirección de Recursos Internos

Coordina con

Dirección Ejecutiva

ACERCA DE CLAC

dentro del Comercio Justo. CLAC está organizada en “Coordinadoras Nacionales”, “Redes de Producto” y la “Red de Trabajadores(as); las primeras agrupan a las organizaciones miembros de CLAC por país, mientras que las Redes de Producto agrupan a las organizaciones por producto independientemente del país en el que se encuentren y la Red de Trabajadores(as) agrupa a las organizaciones de trabajadores (as) de los diferentes países.

La visión de CLAC es ser la red líder en representación, acompañamiento y fortalecimiento de organizaciones de pequeños(as) productores(as) y trabajadores(as) de Comercio Justo en América Latina y el Caribe, impulsando el desarrollo sostenible y promoviendo el empoderamiento, la autogestión y los derechos humanos para alcanzar medios de vida dignos de productores(as), trabajadores(as) y sus comunidades. Y en este contexto, nuestras metas organizacionales son: 1) Incrementar el acceso a mercados nuevos y existentes, 2) Fortalecimiento y desarrollo de la membresía, 3) Promover el Comercio Justo, los principios y valores, 4) Incidir por una producción, comercio, y consumo responsable para impulsar un desarrollo sostenible, 5) Sostenibilidad organizacional de CLAC, 6) Contribuir a los ODS a través de la inclusión de buenas prácticas sociales y ambientales.

ANTECEDENTES DE LA COORDINADORA NACIONAL DE COMERCIO JUSTO DE PARAGUAY

La Coordinadora Nacional de Comercio Justo de PARAGUAY tiene entre muchos otros roles el de agremiar y organizar a los miembros de CLAC en su país y representar a ésta en su territorio, buscar mecanismos de gestión para incidir en las políticas locales a favor de las organizaciones miembros y formular, presentar y coordinar proyectos orientados hacia la sostenibilidad y fortalecimiento de las organizaciones de pequeños productores en su país.

1. CONTEXTO DE LA CONSULTORÍA OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA

La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo – CLAC llama a Concurso Público con el propósito de contratar una firma privada de auditoría externa con experiencia en Organizaciones Sin Fines de Lucro, para que realice una auditoría de los Estados Financieros anuales de la Coordinadora Nacional de Comercio Justo de Paraguay, de conformidad con las Normas Internacionales de auditoría

1. ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN

La auditoría externa se realizará sobre los Estados Financieros anuales de la Coordinadora Nacional de Comercio Justo de Paraguay del ejercicio 2023, en específico los meses de enero a diciembre 2023, en donde se auditarán los fondos recibidos por parte de CLAC para la realización de actividades, talleres, estudios, convenios anuales, etc., opinando si los mismos han sido preparados sobre la base de las Normas Internacionales de Contabilidad, de acuerdo a normas contables adecuadas y a normas legales y reglamentarias, vigentes y aplicables a las Organizaciones de ese tipo en Paraguay y de acuerdo a las normativas internas de CLAC.

1. MONTOS AUDITABLES

Los montos para auditar están entre un rango de $15,000.00 y $35,000.00 dólares de los Estados Unidos de América

1. PRODUCTOS ESPERADOS

Se desarrollará en tres fases:

Primera Fase:

Revisión documental: 07 al 11 de octubre 2024

Carta de gerencia: Ésta se debe recibir en una fecha previa a la elaboración de los reportes en borrador, y justo después de terminada la revisión, para subsanar las condiciones que se hayan podido presentar durante dicho proceso. Y debe contener lo siguiente:

• Comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los registros contables y el sistema de control interno, resultantes del trabajo de auditoría realizado.
  • Descripción de los procedimientos aplicados y de la metodología utilizada.
  • Identificación de las deficiencias específicas constatadas en los sistemas y controles auditados y formulación de las recomendaciones que correspondan en cada caso.
  • Información sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría.
  • Los asuntos que llegaron a su atención durante la auditoría y que puedan tener un impacto significativo en los Estados Financieros.
  • Otros asuntos que el Auditor juzgue pertinente.

La Carta de Gerencia debe ser enviada por los auditores a más tardar el 16 de octubre del 2024 a la Coordinadora Nacional y a la administración de CLAC

La retroalimentación a la Carta de Gerencia, por parte de la Dirección de Recursos Internos, Dirección Ejecutiva y Comité de Vigilancia de CLAC, será presentada a los auditores a más tardar una semana posterior al recibo de esta. Es decir, a más tardar el 18 de octubre 2024.

Segunda Fase:

Informes en borrador:

Informe por agencia: Dictamen de Auditoría acompañados de los Estados Contables con sus correspondientes Notas, Cuadros y Anexos.

Informe institucional: Contendrá como mínimo:

1. Comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los registros contables y el sistema de control interno, resultantes del trabajo de auditoría realizado.
2. Descripción de los procedimientos aplicados y de la metodología utilizada.
3. Identificación de las deficiencias específicas constatadas en los sistemas y controles auditados y formulación de las recomendaciones que correspondan en cada caso.
4. Información sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría.
5. Los asuntos que llegaron a su atención durante la auditoría y que puedan tener un impacto significativo en los Estados Financieros.
6. Otros asuntos que el Auditor juzgue pertinente.

Estos informes deben ser presentados en calidad de borrador, para ser revisados y aprobados por CLAC. Y deberá contener lo siguiente: Dictamen de Auditoría acompañado de los Estados Financieros con sus correspondientes Notas, Cuadros y Anexos.

Los informes de auditoria en calidad de borrador y las Cartas de Gerencia en versión definitiva deben ser enviados por los auditores a más tardar el 22 de octubre 2024

La aprobación a los Informes en borrador, por parte de la Dirección de Recursos Internos, Dirección Ejecutiva y Comité de Vigilancia de CLAC, será presentada a los auditores a más tardar el 25 de octubre del 2024.

Tercera Fase:

Informes definitivos: Una vez discutidos y aprobados los informes en borrador correspondientes, los siguientes informes deberán contar con la firma del Auditor Externo encargado. La fecha estipulada para presentación de informes definitivos es: 30 de octubre 2024

Los informes deberán ser presentados en físico a la sede de la CN Paraguay y enviados por correo electrónico en calidad de definitivos.

Nota Importante: Toda explicación a asuntos de fondo o comentarios en relación con observaciones señaladas que se haga durante y post auditoría, se debe dejar por escrito, ya sea a través de notas firmadas o por correo electrónico, copiando a todas las personas involucradas. Además, se debe dejar evidencia por escrito sobre cambios de fechas estipuladas en este documento y/o cualquier disposición que se tome durante el proceso.

METODOLOGÍA SUGERIDA:

El consultor deberá realizar visitas presenciales a las oficinas de la Coordinadora de Paraguay.

1. PERFIL REQUERIDO DEL CONSULTOR / FIRMA CONSULTORA

N° 1

Firma consultora con experiencia en auditorías externas administrativo-financieras de más de 10 años y/o consultor(a) independiente con 10 años de experiencia y con título universitario en contaduría pública, administración de empresas, finanzas, o carreras afines. Indispensable

N° 2

Experiencia en realización de consultorías a ONGs, Organizaciones sin Fines de Lucro y afines que operen en América Latina. Indispensable

N° 3

Conocimiento del sistema Fairtrade.

N° 4

Capacidad de escuchar y trabajar en equipo. Indispensable

N° 5

Residencia en Paraguay pararealización de la consultoría. Indispensable

1. RESPONSABILIDADES

De la firma / consultor(a) contratada:

1. Elaboración del cronograma y plan ajustado a las exigencias de los Términos de Referencia
2. Reuniones de trabajo con el equipo de CLAC para entrega de documentación a ser revisada.
3. Manejo adecuado y ético de los documentos e informaciones que les sean facilitados en el marco de la consultoría.

De CLAC y de la Coordinadora Nacional de Comercio Justo en Paraguay:

1. Entregar oportunamente la documentación pertinente al consultor(a), así como orientarlo(a) sobre su uso.
2. Retroalimentar al consultor(a) sobre los productos de la consultoría.
3. Realizar la contratación de los servicios, de acuerdo con la propuesta presentada y sujeto a las condiciones de estos Términos de Referencia.
4. Hacer el pago oportuno de los honorarios del consultor(a), de acuerdo con el cronograma de desembolsos.

DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA: (1 Mes)

El periodo de tiempo para el desarrollo de la consultoría es de 1 mes después de la firma del contrato.

1. PAGOS (cronograma de desembolsos):

Los pagos por la realización de esta consultoría incluirán los honorarios de la consultoría/agencia contratada, Se harán dos desembolsos distribuidos de la siguiente manera:

Entrega de Plan de trabajo, cronograma y carta de gerencia y cronograma de trabajo aprobado

30%

Entrega de informes finales de auditoría externa y recepción a conformidad por parte de CLAC

70%

IMPUESTO A APLICAR

Si la consultoría la realiza una persona natural o jurídica no salvadoreña, y el producto es para beneficio de la membresía en El Salvador y/o para la toma de decisiones de CLAC en El Salvador, se aplica el 20% de impuesto sobre la renta a no domiciliados.

1. CONSIDERACIONES GENERALES

2. Esta consultoría está prevista realizarse en un mes contadas a partir de la firma del contrato (en la primera reunión con la contraparte técnica se establecerá el cronograma de trabajo detallado).
3. Los costos de comunicación, de transferencias, viaje, alimentación, hospedaje y cualquier otro en que se incurra, correrán por cuenta del consultor(a).
4. El/la consultora se sujetará al marco Legal y fiscal del lugar de suscripción del contrato, en este caso El Salvador.
5. Se deberá preservar absoluta confidencialidad sobre la información y documentación a la que tenga acceso o se le facilite de manera formal e informal, pudiendo ser sujeto a sanciones en caso de incumplir con la confidencialidad requerida.
6. En caso de incumplimiento al plazo de presentación, el consultor(a) será multado(a) con el uno por ciento (1%) por cada día calendario de retraso del monto total, las multas no podrán exceder el 20% del monto total del contrato dando lugar a la resolución de este. En caso de un acuerdo entre partes, por motivo de fuerza mayor el plazo puede extenderse sin incurrirse en ninguna multa.
7. La consultoría la realiza una persona natural o jurídica no salvadoreña y el producto final es para beneficio de un país que no es El Salvador no aplica ningún impuesto de renta.

8. PROPIEDAD INTELECTUAL

Queda establecido en los presentes términos de referencia, que serán parte indivisible del contrato que genera la contratación de la consultoría/agencia, que todo material audiovisual, fotográfico, comunicacional o producción intelectual resultante del trabajo realizado y todas otras informaciones complementarias serán consideradas desde su elaboración como propiedad de CLAC y Fairtrade Internacional (y Coordinadora Nacional de Paraguay , quienes tendrán los derechos exclusivos para publicarlos o divulgarlos. Del mismo modo la consultoría/agencia no podrá usar los documentos/productos, ni contenido resultante de la presente contratación en ningún acto, presentación, etc., si no cuenta con la autorización escrita de CLAC.

• DEBIDA DILIGENCIA

Al ser una organización regularizada por la legislación de El Salvador, CLAC debe de cumplir con los requisitos que establece la normativa en materia de prevención de lavado de dinero y activos. Para ello, se realizará un proceso de debida diligencia con el propósito de identificar a nuestros consultores y proveedores (identificarse si son personas naturales o personas jurídicas). Este es un requisito obligatorio para poder participar en el presente proceso de consultoría. Recibirá un correo de parte de CLAC una vez finalizada la fecha límite para envío de propuestas.

How to apply

1. RECEPCION DE PROPUESTAS

Con base en la revisión exhaustiva de los términos de referencia podrán enviar su propuesta a la dirección electrónica adquisiciones@clac-comerciojusto.org con copia a marlon.m@clac-comerciojusto.org con el asunto: “Auditoría Externa 2023 en Paraguay”.

Fecha última de recepción de propuestas completas, a más tardar el 30 de septiembre de 2024

Se recomienda que las personas/empresas interesadas envíen sus propuestas considerando al menos los siguientes elementos:

• Hoja de vida del consultor(a) / equipo
• Carta de motivación
• Propuesta metodológica, técnica y económica detallada
• Muestras de trabajos anteriores*
• Referencias

*Importante: El envío de estos documentos por correo electrónico no debe exceder de 50MB, de lo contrario se recomienda hacer el envío a través de OneDrive, Google Drive, WeTransfer o similares.

NOTAS:

• Propuestas incompletas o que no tomen en cuenta las indicaciones del TDR serán descartadas automáticamente.
• De tener consultas acerca del TDR, por favor dirigir un e-mail con prontitud al correo electrónico indicado con sus inquietudes para ofrecer más información y/o detalles.