Consultoría: Health Check Consorcio MIRE+4

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Consultoría: Health Check Consorcio MIRE+4

Ubicación: BogotáPreferiblemente (Aceptable si está en otra ciudad)

• ANTECEDENTES

El MIRE+, es el Mecanismo Intersectorial de Respuesta a Emergencias y Recuperación Temprana, que brinda atención humanitaria a población vulnerable víctima del conflicto armado en situaciones de emergencia por desplazamiento, confinamiento o restricciones a su movilidad; así como, realiza acciones de fortalecimiento de capacidades para el desarrollo a comunidades que han recibido asistencia humanitaria. El mandato del MIRE+ es abordar específicamente las necesidades de las emergencias no asistidas, llenando el vacío de atención como un mecanismo de respuesta de segunda línea, complementando las acciones existentes de otros actores humanitarios que no pueden llegar a las poblaciones afectadas. Para alcanzar este propósito, desde el 2023, el Consorcio implementa de forma complementaria acciones en los sectores de Salud, Wash, Shelter, Educación, Protección, Seguridad alimentaria y Medios de Vida.

El Consorcio MIRE+ en su cuarta fase ha pasado a estar conformado por las organizaciones Consejo Noruego para Refugiados -NRC-, que es la organización líder del Consorcio actualmente, más Acción contra el Hambre -ACH- y Médicos del Mundo -MDM-. Estas tres organizaciones cuentan con capacidad y experiencia en el campo humanitario y desarrollo, y que se articulan a través de una gobernanza colaborativa coordinada por la Unidad de Gestión del Consorcio -UGC. Esta estructura le posibilita al Consorcio MIRE+ presencia en el territorio nacional, en lugares adonde no es fácil llegar permitiendo visibilizar a las comunidades más vulnerables para que sean atendidas oportunamente, lo cual genera su reconocimiento territorial como un Consorcio que se adapta y analiza el contexto para actuar sosteniendo a las comunidades, personas e instituciones locales en el centro de su intervención. Su mecanismo de evaluación contextualizada de necesidades le posibilita ser pertinente y eficaz logrando a su vez acompañar y fortalecer a las comunidades y posibilitando la construcción o sostenimiento de puentes con la institucionalidad, gracias a su enfoque de triple nexo con el desarrollo y la paz. Actualmente el Consorcio es subvencionado por los donantes ECHO, BHA, COSUDE y AECID, que le garantizan una diversa orientación de lineamientos y perspectivas de implementación en el marco de los estándares de la Arquitectura Humanitaria y la Cooperación Internacional.

El Consorcio MIRE+4 ha realizado una mayor oferta de servicios basada sobre el modelo de “triple nexo” con una respuesta rápida que asegura la intervención de tres sectores implementada como mínimo por un socio durante dos fases de respuesta. Se realiza la transición hacia una tercera fase de recuperación temprana y es bajo este modelo ampliado que el Consorcio MIRE+4 toma sus posturas centrales. La oferta de las primeras dos fases sigue siendo una respuesta rápida, multisectorial y con una cobertura nacional, mientras que la tercera fase se desarrolla en aquellas comunidades intervenidas donde existan las condiciones institucionales y de acceso para una acción de más largo plazo. Para la respuesta rápida, el Consorcio cuenta con equipos humanitarios especializados que pueden desplegarse por toda Colombia. La atención se enfoca de manera coordinada, asegurando la priorización de alertas desatendidas o donde no hay cobertura de otros actores nacionales o internacionales.

El MIRE+ se encuentra en su cuarta fase y se acerca a la transición hacia la siguiente por lo que, dentro del ciclo de Aprendizaje, requiere la realización de un balance con relación a los procesos de coordinación, gestión, operación, gobernanza y rendición de cuentas, donde participe el equipo que se encuentra relacionado con el consorcio y los stakeholders externos. Este proceso de balance (Health Check) es parte de la perspectiva de aprendizaje y gestión del conocimiento orientada a la toma de decisiones basadas en hechos desde un enfoque de colaboración y adaptación, que hace de la implementación un sistema dinámico, confiable, transparente y riguroso. Así, es importante revisar bajo la percepción objetiva de un tercero, la evolución de las acciones lideradas por la Unidad de Gestión del Consorcio para desde ahí generar recomendaciones de mejora y fortalecimiento de la operación en el país y aportar insumos para un mejor entendimiento de la acción humanitaria en situación de conflicto armado y la transición a la recuperación temprana.

• OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO

Objetivo

Analizar la evolución del consorcio MIRE+ en relación con coordinación, gestión, operación, gobernanza y rendición de cuentas.

Objetivos específicos:

1. Realizar un análisis comparativo con los resultados del Health Check anterior.
2. Identificar acciones de mejora para que sean implementadas en la siguiente fase del consorcio.
3. Comunicar el resultado de manera estratégica a personas que hacen parte del consorcio.

Alcance de trabajo

Alcance temático: El Health Check debe enfocarse en la perspectiva de las personas que trabajan para el consorcio y stakeholders. Este proceso no realizará una evaluación sobre los resultados del consorcio, consulta con comunidades beneficiarias o mediciones del impacto resultado de las acciones en terreno.

Este proceso debe centrarse en la evolución general del funcionamiento del consorcio por lo que se contemplan las siguientes actividades mínimas:

• Preparar un plan de trabajo y validarlo con el equipo de la UGC.
• Ajuste de la encuesta base “Health Check” respondiendo al contexto en el cual se encuentra el consorcio.
• Aplicar la herramienta ajustada al equipo que desarrolla actividades de operación, logística, implementación, coordinación, gestión para MIRE+ incluyendo stakeholders externos.
• Entrevistar a informantes claves con el objetivo de triangular la información.
• Limpiar y preparar los datos recolectados en la herramienta,
• Realizar una revisión documental.
• Comparar los resultados de esta ronda del Health Check con las anteriores aplicaciones
• Preparar un informe analítico donde se evidencien los resultados.
• Ajustar el informe teniendo en cuenta las recomendaciones de la UGC.
• Desarrollar un taller hibrido (presencial y virtual) para socializar los resultados.
• Desarrollar una presentación presencial con el comité directivo para socializar los resultados.

Lineamientos transversales:

Se considerará la interdisciplinariedad para el desarrollo de todo el proceso desde la recolección de información hasta su socialización, integrando y coordinando a los diferentes roles del consorcio. Se espera que las conclusiones estén articuladas al contexto del sector humanitario actual para que las acciones de mejora sean efectivas.

Alcance geográfico: Bogotá.

Principales tareas y responsabilidades

Para cumplir con el objetivo mencionado desde la UGC, se facilitarán los documentos necesarios para la revisión como Términos de Referencia de los espacios de coordinación, actas de reunión y anteriores health check implementados.

• DISPOSICIONES INSTITUCIONALES Y ORGANIZACIONALES

Deberes del consultor

• Prestar los servicios de consultoría para la realización del Health Check garantizando la contratación del personal debidamente calificado y experimentado que facilite el cumplimiento de la entrega de los resultados.
• Los términos de referencia (TOR) del personal de apoyo que requiera la firma consultora o el equipo evaluador, deberán indicar claramente las horas en que el personal trabajará para el presente servicio.
• Cumplir con cada uno de los entregables, actividades y valores agregados definidos en el presente documento.
• Ejecutar el servicio contratado, de conformidad con los requerimientos por parte del supervisor del contrato designado por el Consejo Noruego para Refugiados o por la persona que este delegue.
• Atender las observaciones o sugerencias que se formulen en cuanto estén dentro del alcance del contrato y sean pertinentes para su ejecución, dentro de la normatividad aplicable en su materia.
• Adherirse a las políticas de seguridad de la información del Consejo Noruego para Refugiados y del Consorcio MIRE+.
• Establecer espacios de acompañamiento, retroalimentación y entrega de resultados en espacios concertados con los miembros del comité de gestión de la evaluación designado por el consorcio MIRE+.
• Realizar por su cuenta y riesgo todas las labores necesarias para cumplir la labor encomendada, incluyendo el proporcionar seguros en caso de ser necesario.
• Dar cumplimiento a las tareas y compromisos asignados que se deriven del plan de trabajo y cronograma de actividades.
• Cumplir para todas las obligaciones relativas a la afiliación y pago oportuno de los respectivos aportes al régimen general de la seguridad social integral, del pago del personal de apoyo requerido para el servicio, siendo esta una condición suspensiva para que surja la obligación de pago por parte del Consejo Noruego para Refugiados – NRC, por tanto, se deberá presentar los soportes del caso.
• Garantizar la provisión de transporte, alojamiento, materiales, asistencia para la elaboración de talleres, etc. que se requiera para las actividades enunciadas en el presente documento estén incluidos en el costo total enunciado en la propuesta.
• Suscribir y asumir los costos de las pólizas de cumplimiento o garantías que se requieran para la implementación de la evaluación.
• Las demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del presente documento.
• Los informes deben presentarse en formato Microsoft Word, en inglés y español. Los textos no deben tener formato. Los gráficos u otros elementos gráficos deben ser editables (es decir, no deben ser imágenes). Todas las referencias deben citarse conforme a la convención y detallarse en una bibliografía, utilizando el sistema Harvard tal como se establece en el Manual de estilo de la UNESCO. Todas las citas literales deben aparecer entre comillas y no deben tener una longitud excesiva. Todos los datos recopilados en el marco de la consultoría deben enviarse junto con los entregables, en un formato ampliamente reconocido, por ejemplo, Microsoft Excel.
• Todo lo que se envíe al NRC debe ser trabajo original de los consultores. Cualquier plagio en cualquier forma, o cualquier otra violación de los derechos de propiedad intelectual, automáticamente descalificará al consultor de recibir cualquier pago adicional conforme al contrato suscrito por el NRC, y el NRC procurará recuperar los pagos ya realizados.
• El consultor seguirá la guía de Investigación Ética con Niños con respecto a la participación ética de los niños. Además, se informará plenamente a todos los participantes de estudios u otra interacción sobre la naturaleza y propósito de la interacción y su participación solicitada. Se debe obtener el consentimiento informado para cualquier fotografía, grabación de audio o vídeo, etc., de conformidad con la política de consentimiento del NRC.

Deberes del NRC

• Pagar el valor que se acuerde con el consultor/a o con la firma consultora en los términos y condiciones acordados y que estén bajo los parámetros institucionales del Consejo Noruego para Refugiados – NRC.
• Entregar la información y/o archivos necesarios a el consultor/a para que ejecute el objeto, las actividades y entregables solicitados.
• Establecer y mantener canales de comunicación oportunos y claros que nos permitan articular en forma eficaz cualquier situación que amerite la intervención del consultor/a.
• Para tal fin el consultor/a debe acudir al Gerente MEAL y/o al COP del Consorcio MIRE+, como responsables de la gestión de la consultoría.
• También se facilitarán los datos recabados a través del Mecanismo de Quejas y Reclamaciones. Esta información se encuentra en la plataforma de gestión de información MIREView. Esta información será proporcionada por el equipo de MEAL para asegurar el tratamiento de los datos bajo los estándares de protección de datos y calidad de los registros.

El NRC poseerá los derechos de propiedad intelectual de todos los materiales presentados por los consultores en virtud del contrato. Por lo tanto, los consultores deben asegurarse de poseer cualquier material proporcionado al NRC como parte del entregable. Los derechos de reproducción de los informes se otorgarán al NRC y sus agentes contratados. El NRC será libre de reproducir los materiales a voluntad y de otorgar derechos de reproducción.

• CALENDARIO DE EJECUCION Y ESTIMACION DE INSUMOS

  El/la Oferente deberá presentar un cronograma de ejecución y estimación de insumos por un periodo de 12 semanas, teniendo en cuenta las siguientes actividades:

Actividades:

1. Revision documental
2. Preparación de herramientas
3. Aplicación de encuestas
4. Aplicación de entrevistas
5. Gestión de información
6. Análisis de datos
7. Primera versión de informe
8. Validación de resultados
9. Presentación de informe final
10. Socialización final al CD

• CUALIFICACIONES DE LA PERSONA / EMPRESA CONSULTORA

Se priorizará contratar con una firma experimentada o un/a consultor/a experimentado/a con su equipo nacional o internacional, compuesto por profesionales que cuenten con conocimiento y/o experiencia en la acción humanitaria en los sectores que trabaja el MIRE+ (WASH, Educación, Protección, Salud, Seguridad Alimentaria – Medios de Vida y Shelter) y con experiencia en investigación y evaluación.

Experiencia y cualificaciones

Acredite mínimo tres (3) experiencias previas relacionadas con la implementación de mejoramiento de procesos internos. Se valorará si cuenta con experiencia en consorcios o el sector humanitario

• DURACIÓN

El contrato tendrá una duración de doce (12) semanas a partir de la fecha de aceptación de la oferta.

• FORMA DE PAGO

El contratista deberá presentar una propuesta económica cuyo valor sea exento de IVA debe contemplar:

a) el pago del equipo evaluador y las actividades de revisión documental, recolección de información, talleres de socialización y demás entregables solicitados.

b) los gastos de desplazamiento y acomodación de la o las personas del equipo evaluador; Lo anterior de acuerdo con un plan de actividades presentado previamente y concertado con el gestor de la consultoría.

c) las siguientes pólizas de garantía a favor de NRC para los cuales deberá presentar a su costa y a través de una compañía de seguros legalmente autorizada en Colombia y con la necesaria aclaración de todos los rubros:

-DE CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado igual al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la estipulada en el presente contrato y seis (6) meses más.

-DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por un valor asegurado del diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual a la estipulada en este contrato y tres (3) años más.

El valor será cancelado de acuerdo con las actividades, resultados y obligaciones esperados por el Consejo Noruego para Refugiados y estos honorarios será pagaderos de la siguiente manera:

Pago 1: El 30% del valor total a la entrega del Inception Report que contenga: “Plan y Cronograma detallados de la Evaluación”.

Pago 2: El 30% del valor total a la entrega de la Primera versión del Final Report junto con los instrumentos, información recolectada, matrices de consistencia y análisis, bases de datos, y demás anexos producto del proceso

Pago 3: El 40% del valor total a la entrega de la versión final del Final Report que contenga los ajustes solicitados y conforme a la estructura y alcance acordados en el Inception Report.