Deputy Director Programs

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The incumbent will be
required to transit to and from Haiti. Candidates that, for any reason, are not
able to travel to and from Haiti may not be eligible for this role.

The IRC worked in Haiti from 2010 – 2016, initially launching an emergency response to the earthquake & later delivering child protection, water & sanitation, health, women’s protection & empowerment, & economic recovery programs in Port-au-Prince & beyond. After the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, & financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC’s 2023 & 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, & climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations & scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince & surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence & limited access to healthcare & services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite & Ouest Departments to service unmet needs in those areas.

The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses & support establishing a country program under the Latin American (LATAM) region.

Scope of work
The Deputy Director for Programs (DDP) provides strategic leadership, decision-making, & coordination for program development & delivery, overseeing the effective implementation & technical quality of IRC’s programs in Haiti. The DDP ensures that programs are evidence-based & needs-driven, monitored closely, & funded appropriately. The DDP reports to the Country Director & is a member of the Senior Management Team. The DDP directly supervises grants, partnerships, MEAL, & all technical coordinators, currently inclusive of health, WASH, & protection, with the potential to expand into additional technical areas.

The DDP has close working relationships with the EHAU Quality in Emergencies team, the LATAM Deputy Regional Director, the LATAM Regional Emergency Director, & other members of the EHAU & regional support teams.

Responsibilities
Strategic Leadership
Provide overall leadership & management of IRC Haiti programs, maintaining & enforcing strategic program direction & growth.
Oversee the implementation of Haiti’s emergency response plan & lead the eventual transition to the development of a country program Strategy Action Plan (SAP).
Drive IRC’s efforts towards a partner-led program approach & foster a network of local Haitian partners, empowering those entities to lead key decision-making & service delivery, & positioning IRC as a partner of choice.
Participate actively in-country program management, coordination, & strategy meetings with other members of the senior management team.

Partnership Management
Champion a culture of effective & respectful partnerships. Promote partner-led programming in line with IRC’s “why not partner?” & “partner as equals” approach.
As a member of the Senior Management Team, prioritize & promote IRC’s internal capacity to partner.
Develop staffing structures with the appropriate number of staff to effectively manage partnerships & ensure quality.
Represent IRC with the leadership of partner organizations.
Ensure that partnership considerations are incorporated into the overall emergency response plan & that local partners are actively engaged response design & program delivery.
Oversee IRC staff provision of partnership project support & other capacity sharing commitments in the areas under program management responsibility.
Ensure that partnership risk management actions are effective & aligned with the emergency context & nature of the partnership.
Lead and/or support collaborative project & budget design with partners.
Ensure each program design defines IRC’s emergency approach based on how we can best support, reinforce & complement local actors.
Ensure appropriate budget allocation for IRC to support partners in alignment with the overall response/program design.
Actively participate in the Partnership Working Group

Program Quality
Ensure programming is aligned with the emergency response plan, eventual SAP priorities, & IRC’s Outcomes & Evidence Framework, incl. program planning & project design.
Liaise with HQ technical advisors & ensure technical coordinators apply relevant guidance & best practices in new program design & implementation.
Ensure high-quality & adaptive technical program support & guidance to partners.
Support the development of measurement tools to assess program impact & involvement of client groups in program design. Ensure the alignment of the IRC Haiti programs with the MEAL Handbook & the use of established stringent monitoring & evaluation systems.
Champion an organizational culture where data & client input are routinely used for decision-making & program adaptation. Promote systems that ensure that evidence is used to inform proposal design & theories of change.
Identify & pursue opportunities to improve client feedback mechanisms to ensure responsive programming.

Program Delivery
Maintain understanding of IRC Haiti’s programs & activity plans. Ensure continued oversight of both partner & direct delivery.
Support & supervise the implementation of strong Project Management Cycle processes & tools in accordance with standard IRC tools.
Ensure program teams develop, implement, & regularly update detailed work plans, procurement plans, spending plans, & staffing plans.
Actively contribute to &/or chair project implementation meetings as required to review progress of programs, including but not limited, progress indicators, work plans & spending. When required, coordinate the development of corrective measures to ensure projects finish on time & on target, ensure timely follow-up on any agreed actions.
Ensure the office consistently promotes & effectively uses IRC’s Partnership Excellence for Equality & Results System (PEERS) & that partnership decision-making & action is driven by IRC’s partnership principles
Business Development & Grants Management
Work with colleagues in the country program, region & HQ to identify funding opportunities & develop competitive, strategically aligned, donor compliant & responsive proposals
Provide strategic direction for new program design in coordination with the grants & technical coordinators.
Ensure that strategic partnership considerations are incorporated in program design, including in Go / No-Go funding discussions.
Ensure the proactive engagement of partners in program development & project design efforts.
Review & assure the quality of concept notes & proposals.
In collaboration with the Grants Coordinator, ensure program compliance with donor regulations, local government regulations & IRC internal control procedures.

Representation & Coordination
Maintain a strong working relationship with donors. Lead external representation with donors as required.
Actively, systematically, & regularly ensure ongoing communication with various partners in the country.
Ensure that IRC Haiti’s program interventions are planned & coordinated within the broader humanitarian effort.
Ensure IRC is represented at sector coordination groups, including the clusters.
Staff Performance Management & Development
Supervise & mentor direct-report staff, communicating clear expectations, setting performance objectives, & establishing a supportive environment while emphasizing accountability.
Maintain open & professional relations with team members, promoting a strong team spirit & providing oversight & guidance to enable staff to successfully perform in their roles.
Develop cohesive teams through regular department meetings, individual meetings, & the promotion of a collaborative working environment.
Coordinate performance management within the department & ensure a culture of high performance through staff engagement & accountability.
Promote & monitor staff care & well-being. Model healthy work-life balance practices.
Work with regional HR staff to identify & implement recruitment & retention strategies.
Model & encourage active practice of the principles of the “IRC Way – Global Standards for Professional Conduct” throughout the Haiti country program.

Requirements
– At least 8 years of experience in conflict & humanitarian environments with significant program leadership responsibilities
– Successful experience delivering programs in a complex security environment & situations of restricted humanitarian access strongly preferred.
– Proven ability to think strategically, prioritize & meet deadlines in a challenging emergency setting.
– Demonstrated ability for rapid, accurate analysis of complex issues, strong decision-making, & translation of programmatic priorities into operational strategies.
– Familiarity with IRC Haiti’s core programming areas including health, WASH, & protection.
– Excellent leadership, people management, interpersonal & negotiation skills, a demonstrated ability to develop harmonious teams.
– Ability for coordination, networking, relationship building with key partners (government, donors, INGOs, national & local organizations, & UN agencies)
– Extensive representation & fundraising success, including prior experience with European, US, & other international donors.
– Excellent MS Office skills.
– Self-motivated, honest, & highly responsible.
– Ability to work both independently & as part of a team
– Oral and written Fluency in English & French are required, including the ability to write & edit complex technical documents for external submission with minimal oversight.

Work location: IRC’s office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites as security & access permit.
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Description du poste
L’IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d’abord une réponse d’urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l’enfance, d’eau et d’assainissement, de santé, de protection et d’autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national (2016), l’IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d’ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l’un des 20 pays les plus à risque d’une nouvelle crise humanitaire majeure – ou d’une aggravation significative – au cours de l’année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 & 2024 de l’IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l’augmentation de l’insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l’année 2023, l’IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d’urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L’accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l’accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra.  L’IRC s’engage également avec des partenaires dans les départements de l’Artibonite et de l’Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.

L’Unité d’Accès Humanitaire d’Urgence (EHAU) de l’IRC a mené les premières interventions d’urgence et a soutenu l’établissement d’un programme national pouvant être entièrement transféré à la région d’Amérique latine (LATAM).   

Le/a Directeur/trice Adjoint des Programmes (DAP) assure le leadership stratégique, la prise de décision et la coordination du développement et de l’exécution des programmes, en supervisant la mise en œuvre efficace et la qualité technique des programmes de l’IRC en Haïti. Le/a DDP veille à ce que les programmes soient fondés sur des données probantes et axés sur les besoins, à ce qu’ils fassent l’objet d’un suivi rigoureux et à ce qu’ils soient financés de manière appropriée. Le poste est placé sous l’autorité du directeur national et fait partie de l’équipe de direction. Le/a DDP supervise directement les subventions, partenariats, le MEAL et tous les coordinateurs techniques, qui s’occupent actuellement de la santé, de l’eau, de l’assainissement et de la protection, avec la possibilité d’étendre leurs activités à d’autres domaines techniques.   

Le/a DAP travaille en étroite collaboration avec l’équipe de l’EHAU, le directeur régional adjoint du LATAM, le directeur régional des urgences du LATAM, d’autres membres de l’EHAU et des équipes de soutien régionales. 

Responsabilités
Leadership stratégique 
Assurer la direction et la gestion globales des programmes de l’IRC en Haïti, en maintenant et en appliquant l’orientation stratégique et la croissance des programmes. 
Superviser la mise en œuvre du plan d’intervention d’urgence en Haïti et diriger la transition éventuelle vers l’élaboration d’un plan d’action stratégique (PAS) pour le programme national.   
Diriger les efforts de l’IRC vers une approche de programme menée par les partenaires et favoriser un réseau de partenaires haïtiens locaux, en donnant à ces entités les moyens de prendre des décisions clés et de fournir des services, et en positionnant l’IRC comme un partenaire de choix. 
Participer activement aux réunions de gestion, de coordination et de stratégie des programmes nationaux avec l’équipe de direction. 

Gestion des partenariats 
Promouvoir une culture de partenariats efficaces et respectueux. Promouvoir des programmes menés par des partenaires conformément à l’approche “pourquoi pas un partenariat ?” et “partenaire sur un pied d’égalité” de l’IRC.    
Etablir des priorités et promouvoir la capacité interne de l’IRC à établir des partenariats. 
Développer des structures de recrutement avec le nombre approprié d’employés pour gérer efficacement les partenariats et assurer la qualité.
Représenter l’IRC auprès des dirigeants des organisations partenaires. 
Assurer que les considérations relatives aux partenariats soient intégrées dans le plan global d’intervention d’urgence et que les partenaires locaux participent activement à la conception des interventions et à la mise en œuvre des programmes. 
Superviser la contribution du personnel de l’IRC au soutien des projets de partenariat et à d’autres engagements de partage des capacités dans les domaines relevant de la responsabilité de la gestion des programmes.
Assurer que les actions de gestion des risques du partenariat soient efficaces et alignées sur le contexte d’urgence et la nature du partenariat. 
Diriger et/ou soutenir la conception de projets et de budgets en collaboration avec les partenaires. 
Assurer que chaque conception de programme définisse l’approche d’urgence de l’IRC en fonction de la manière dont nous pouvons soutenir, renforcer et compléter au mieux les acteurs locaux. 
Assurer que l’IRC dispose d’une allocation budgétaire appropriée pour soutenir les partenaires, conformément à la réponse globale et à la conception du programme. 
Participer activement au groupe de travail sur les partenariats

Qualité des programmes  
Assurer que la programmation soit alignée sur le plan d’intervention d’urgence, les priorités éventuelles du SAP et le cadre de résultats et de preuves de l’IRC, y compris la planification des programmes et la conception des projets.  
Assurer la liaison avec les conseillers techniques du siège et assurer que les coordinateurs techniques appliquent les orientations pertinentes et les meilleures pratiques dans la conception et mise en œuvre des nouveaux programmes. 
Assurer que les partenaires bénéficient d’un soutien et d’une orientation de haute qualité et adaptables en matière de programmes techniques. 
Soutenir le développement d’outils de mesure pour évaluer l’impact du programme et l’implication des groupes de clients dans la conception du programme. Assurer l’alignement des programmes d’IRC Haïti sur le manuel MEAL et l’utilisation de systèmes de suivi et d’évaluation rigoureux. 
Promouvoir une culture organisationnelle dans laquelle les données et les commentaires des clients sont systématiquement utilisés pour la prise de décision et l’adaptation des programmes. Promouvoir des systèmes qui garantissent l’utilisation de données probantes pour éclairer la conception des propositions et les théories du changement.  
Identifier et saisir les occasions d’améliorer les mécanismes de retour d’information des clients afin de garantir une programmation adaptée

Exécution des programmes 
Maintenir une bonne compréhension des programmes & des plans d’activité de l’IRC Haïti. Assurer une supervision continue des prestations directes & des prestations des partenaires.  
Soutenir et superviser la mise en œuvre de processus et d’outils solides pour le cycle de gestion des projets, conformément aux outils standard de l’IRC.   
Assurer que les équipes de programme élaborent, mettent en œuvre et actualisent régulièrement des plans de travail détaillés, des plans d’approvisionnement, des plans de dépenses et des plans de recrutement en personnel. 
Contribuer activement aux réunions de mise en œuvre des projets et/ou les présider, afin d’examiner l’état d’avancement des programmes, y compris, mais sans s’y limiter, les indicateurs de progrès, les plans de travail et les dépenses. Le cas échéant, coordonner l’élaboration de mesures correctives pour Assurer que les projets soient achevés dans les délais et conformément aux objectifs fixés, et assurer le suivi en temps utile de toutes les actions convenues.
Assurer que le bureau encourage systématiquement et utilise efficacement le système PEERS (Partnership Excellence for Equality & Results System) de l’IRC et à ce que la prise de décision et l’action en matière de partenariat soient guidées par les principes de partenariat de l’IRC.

Développement commercial et gestion des subventions 
Travailler avec des collègues du programme national, de la région et du siège pour identifier les possibilités de financement et élaborer des propositions compétitives et adaptées stratégiquement alignées et conformes aux exigences des donateurs. 
Fournir une orientation stratégique pour la conception de nouveaux programmes en étroite collaboration avec les coordinateurs techniques et les coordinateurs des subventions. 
Assurer que les considérations relatives aux partenariats stratégiques soient intégrées dans la conception du programme, y compris dans les discussions sur le financement (Go / No-Go).  
Veiller à l’engagement proactif des partenaires dans les efforts de développement des programmes et de conception des projets. 
Examiner et assurer la qualité des notes conceptuelles et des propositions.  
En collaboration avec le coordinateur des subventions, assurer la conformité du programme avec les réglementations des donateurs, les réglementations du gouvernement local et les procédures de contrôle interne de l’IRC.

Représentation et coordination 
Entretenir des relations de travail étroites avec les donateurs. Diriger la représentation externe auprès des donateurs, le cas échéant.  
Assurer activement, systématiquement et régulièrement la communication avec les différents partenaires dans le pays.  
Assurer que les interventions du programme de l’IRC Haïti soient planifiées et coordonnées dans le cadre de l’effort humanitaire global.   
Assurer que l’IRC soit représenté dans les groupes de coordination sectorielle, y compris les clusters.  

Gestion et développement des performances du personnel 
Superviser et encadrer les collaborateurs directs, en communiquant des attentes claires, fixant des objectifs de performance et en instaurant un environnement favorable tout en mettant l’accent sur la responsabilisation. 
Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, promouvoir un esprit d’équipe fort et fournir une supervision et des conseils pour permettre aux membres du personnel de s’acquitter avec succès de leurs fonctions. 
Développer des équipes soudées par le biais de réunions de service régulières, d’entretiens individuels et de la promotion d’un environnement de travail collaboratif.   
Coordonner la gestion des performances au sein du service, garantir une culture de haute performance par l’engagement et la responsabilisation du personnel.  
Promouvoir et surveiller les soins et le bien-être du personnel. Donner l’exemple de pratiques pour concilier vie professionnelle et vie privée.  
Travailler avec le personnel régional des RH pour identifier et mettre en œuvre des stratégies de recrutement et de maintien en poste. 
Modéliser et encourager la pratique active des principes de l’IRC Way – Global Standards for Professional Conduct & dans l’ensemble du programme national haïtien.

Exigences du poste : 
– Expérience professionnelle d’au moins 8 ans dans des environnements conflictuels et humanitaires avec des responsabilités importantes dans la direction de programmes. 
– Expérience probante dans la mise en œuvre de programmes dans un environnement sécuritaire complexe et dans des situations d’accès humanitaire restraint fortement souhaitée. 
– Capacité à penser stratégiquement, à établir des priorités et à respecter les délais dans un contexte d’urgence difficile.  
– Capacité d’analyse rapide et précise de questions complexes, de prise de décision solide et de traduction des priorités programmatiques en stratégies opérationnelles. 
– Bonne connaissance des principaux domaines de programmation de l’IRC Haïti, notamment la santé, l’eau, l’assainissement et l’hygiène (WASH) et la protection. 
– Excellentes compétences en leadership, gestion des personnes, relations interpersonnelles et de négociation, et capacité à mettre en place des équipes homogènes. 
– Aptitude à la coordination, au réseautage et à l’établissement de relations avec des partenaires clés (le gouvernement, les donateurs, les ONGI, les organisations nationales et locales et les agences des Nations Unies)
– Forte expérience dans la représentation et la collecte de fonds, y compris avec des donateurs européens, américains et autres donateurs internationaux. 
– Bonnes compétences en MS Office. 
– Motivation personnelle, honnêteté & sens aigu des responsabilités.  
– Capacité à travailler de manière indépendante & au sein d’une équipe. 
– Maîtrise de l’anglais & du français, à l’écrit & à l’oral requise, y compris la capacité de rédiger/d’éditer des documents techniques complexes destinés à être soumis à l’extérieur avec un minimum de supervision.  

Lieu de travail: Bureau de l’IRC à Port-au-Prince avec déplacements locaux sur les sites des projets des partenaires si la sécurité & l’accès permettent.

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