Job Description:

The Director, Financial and Administrative Officer will be responsible for ensuring the financial compliance of the project teams assigned to him. They reports to the COP of the shifin Ni Tagne program This position is based in Bamako, Mali, and is dependent on the allocation of funding.

Job Responsibilities

• In charge of the management of the Administration & Finance Department, the CFO supervises all activities
• Relating to the accounting, financial, management control and general services of the organization and its related entities (Contracts/Purchasing and Admin).
• In collaboration with the accounting managers, he or she maintains the accounts of the operation (authorization, allocation, payment of invoices, salaries).
• Checks, validates and transmits the accounting to the head office on a monthly basis
• Tracks and budgets expenses.
• Leads the development and implementation of annual plans, in accordance with strategy and policies.
• Ensures compliance with approved budgets for the project.
• Responsible for the accounting and the proper financial production of the organization and the program.
• Participates in the development and analysis of the program’s financial reports.
• Participates in the preparation and analysis of monthly expenses.
• Participates in the preparation and coordination of the monthly closing work.
• Participates in the development and modification of budgets.
• Participates in accounting work: verification of supporting documents, monitoring of payments and processing of transactions in the accounting software.
• Participates in the management of advances, the monitoring and the settlement of advances from missions, workshops, staff, partners and consultants.
• Participates in the preparation of salaries, tax declarations.
• Participates in the analysis of partners’ expenditures.
• Develops the preparation of the various audits of accounts and financial statements
• Coordinates work with the Management Control Unit.
• Ensures compliance with the legal and administrative deadlines specific to associations.
• Ensures the security of the office, data, goods and people.
• Ensures the coherence of internal information systems.
• Supervises the administrative and financial teams.

Skills and qualities required

• Have a Master’s degree or minimum BAC+4 in finance and accounting or any equivalent degree preferred.
• Have 8 -10 years of experience in the field of accounting and finance preferred.
• Have at least 6 years of experience in USAID public funding management.
• Having 5 years of experience has a managerial position preferred.
• Solid knowledge of US federal regulations (contract management and sub-partners).
• Experience in capacity building in NGO financial accounting
• Expertise in U.S. government cost principles, rules, and regulations and their application in program decision-making.
• Demonstrated experience in supporting and collaborating with program technical staff to ensure resources are used effectively and accurately report expenditures.
• Have an excellent ability to communicate in English and French both orally and in writing required.
• Be proficient in Excel, Word, Quickbooks, GFAS or any other accounting software.
• Strong ability to produce accurate and timely reports to donors.
• Ability to work in a multi-sectoral, multidisciplinary and multicultural environment.
• Experience working as a member of a high-performance team

Typical Physical Requirements:

• Typical office environment
• Ability to spend long hours staring at a computer screen and doing repetitive work on a keyboard.
• Ability to sit and stand for long periods of time.
• Ability to lift/move up to 5 pounds.

Technology to use:

• Laptop, Microsoft apps (i.e. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), mobile phone/mobile technology, and standard office equipment.

Description de Poste :

Le Directeur Financier et administratif aura les responsabilités de veiller à la conformité financière des équipes de projets qui lui seront assignés. Il rapporte au COP du programme shifin Ni Tagne Ce poste est basé à Bamako, au Mali, et dépend de l’attribution d’un financement.

Responsabilités Professionnelles

• En charge de la gestion du Département Administration & Finance, le DAF supervise toutes les activités

Relatives à la gestion comptable, financière, au contrôle de gestion et aux services généraux de l’organisation et de ses entités rattachées (Contrats/Achats et Admin).

• Assure en collaboration avec les gestionnaires de la comptabilité la tenue des comptes de l’opération (autorisation, imputation, paiements des factures, des salaires).
• Contrôle, valide et transmets mensuellement la comptabilité au siège
• Effectue le suivi et la planification budgétaire des dépenses.
• Pilote l’élaboration et la réalisation des plans annuels, en accord avec la stratégie et les politiques.
• Veille au respect des budgets approuvés pour le projet.
• Garant de la comptabilité et de la bonne production financière de l’organisation et du programme.
• Participe au développement et à l’analyse des rapports financiers du programme.
• Participe à la préparation et à l’analyse des dépenses mensuelles.
• Participe à la préparation et à la coordination des travaux de clôture mensuelle.
• Participe à l’élaboration et à la modification des budgets.
• Participe aux travaux comptables : vérification des pièces justificatives, suivi des paiements et traitement des opérations dans le logiciel comptable.
• Participe à la gestion des avances, le suivi et la liquidation des avances de missions, d’ateliers, du personnel, des partenaires et des consultants.
• Participe à la préparation des salaires, des états de déclaration des impôts et taxes.
• Participe aux travaux d’analyse des dépenses des partenaires.
• Élabore la préparation des différents audits des comptes et des états financiers
• Coordonne le travail avec l’unité contrôle de gestion.
• Veille au respect des délais légaux et administratifs propres aux associations.
• Veille à la sécurisation du bureau, des données, des biens et des personnes.
• Veille à la cohérence des systèmes internes d’information.
• Assure la supervision des équipes administratives et financières.

Compétences et qualités requises

• Avoir un Master ou minimum BAC+4 en finance et comptabilité ou tout diplôme équivalent de préférence.
• Avoir 8 -10 années d’expérience dans le domaine de la comptabilité et des finances de préférence.
• Avoir au moins 6 années de pratique de la gestion de financements publics de l’USAID.
• Avoir 5 années d’expérience a une position managériale de préférence.
• Connaissances solides sur la réglementation fédérale Américaine (gestion de contrats et sous partenaires).
• Expérience en renforcement des capacités en comptabilité financière des ONG
• Expertise dans les principes, les règles et les règlements sur les couts du gouvernement Américain et leur application dans la prise de décision du programme.
• Expérience confirmée en matière de soutien et de collaboration avec le personnel technique du programme afin de s’assurer que les ressources sont utilisées efficacement et de rendre compte avec exactitude des dépenses.
• Avoir une excellente capacité à communiquer en langue anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit de préférence.
• Maitriser Excel, Word, Quickbooks, GFAS ou tout autre logiciel comptable.
• Grande capacité à élaborer des rapports précis et soumis à temps aux bailleurs.
• Être capable de travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel.
• Expérience de travail en tant que membre d’une équipe à haute performance

Exigences physiques typiques :

• Environnement de bureau typique
• Capacité à passer de longues heures à regarder un écran d’ordinateur et à effectuer un travail répétitif sur un clavier.
• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
• Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 5 livres.

Technologie à utiliser :

• Ordinateur portable, applications Microsoft (c.-à-d. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email [email protected].

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements