Poste :       Chargé(e) d’Administration/Logistique (Logistics/Admin Officer)

Grade :       5

Superviseur :        Coordinateur Administration

Référent technique :      HR/Admin Manager

Supervise :       NA

Lieu d’affectation :       Adré

Déplacement :       20% sur le terrain

Durée du contrat :    CDD, 6 mois renouvelable

Contexte

En avril 2023, un conflit de vaste échelle a éclaté au Soudan, provoquant un déplacement massif dans tous les pays limitrophes. Le Tchad a accueilli jusqu’à présent plus de 720 000 réfugiés soudanais et 220 000 rapatriés tchadiens, soit environ 20% de la population déplacée totale. Depuis le début, la population fuyant la guerre a trouvé une première sécurité le long des zones frontalières avec le Darfour, puis a été progressivement relocalisée dans des camps de réfugiés dans les trois provinces de l’Est

NRC contribue à la réponse d’urgence en fournissant une assistance à la population refugiée relocalisée dans les nouveaux camps de Ouaddaï, notamment Metche, Ourang et Arkoum. L’intervention proposée se focalisera sur une programmation intégrée dans les secteurs où NRC peut apporter une valeur ajoutée, Abris, Education, ICLA.

En même temps NRC a redémarré ses opérations au Darfour, en réponse d’urgence aux déplacements internes, ainsi à la situation de famine qui perdure.   Actuellement le staff expatrie qui travaillent au Darfour sont obligés de passes par le Tchad pour y accéder aux opérations humanitaires.

NRC est à la recherche un(e) Chargé(e) d’Administration/Logistique talentueux, motivé et qualifié qui contribuera activement à la réalisation de la vision de NRC et de créer une bonne gestion des activités Administratives de l’équipe de NRC Soudan afin de répondre aux exigences de la mission.

1. Rôle et responsabilités

L’objet du poste d’Officier Administration/Logistique est en charge de la mise en œuvre quotidienne des tâches administratives de l’équipe du Soudan.

Description concise du rôle :

Responsabilités générales :

1. S’assure de l’adhérence aux politiques, manuels et directives NRC.
2. Implémente les fonctions administratives qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d’action
3. Rédige les rapports de mise à jour sur les activités administratives
4. S’assure de l’archivage correct des documents.
5. Encourage et est force de proposition pour favoriser l’amélioration des fonctions support
6. Encadre et gère le personnel sous sa supervision technique.

Responsabilités spécifiques :

• Assurer la mise à jour des contacts List, bases de données Admin/Log à Adre pour l’équipe du Soudan;
• Assurer la centralisation des demandes de badges et cartes de visites à Adre pour l’équipe du Soudan
• Appuie le Coordinateur Admin sur les procédures d’obtention de visas et lettre d’invitation pour l’équipe du Soudan
• Préparation Welcome pack pour visiteurs sur Adre ,
• Répondre aux demandes et suivi des dossiers admin/log de l’équipe du Soudan pour la zone d’Adre
• Gestion du transport et suivi des mouvements des personnes et des biens de l’équipe du Soudan sur Adre en conformité avec les procédures établies (tableaux des mouvements…)
• Participer à l’organisation des marchés publics de fournitures, transport et transferts conformément aux procédures de NRC
• Préparer les documents de paiement log/admin pour la zone d’Adre et s’assurer qu’ils sont soumis aux Finances.
• Est responsable de la liaison avec les services publics de l’état à Adre : SPONGAH, CNAAR, MATBG, ministère de la Sécurité, ministère de l’Immigration et émigration, etc.
• Responsable du suivi de la gestion des équipements pour l’équipe du Soudan
• Assurer une communication efficace entre Ndjamena, le Soudan et le terrain
• Assurer les réservations des vols pour l’équipe du Soudan pour les mouvements sur Adre
• Assurer les réservations Hôtel pour les visites/passages de l’équipe du Soudan sur Adre
• Organisation des séminaires, réunion et ateliers interne et externes au besoin.
• Gestion du bureau et du personnel de nettoyage et gardiennage si nécessaire
• Gestion de la Flotte pour les nationaux et internationaux
• Gestion des Guest house au besoin pour équipe Soudan
• Établir les contrats de prestations et mise à jour de la base de données
• Assurer le bon archivage physique et électronique des documents Administration et Logistique en conformité avec les standards NRC
• Point focal Admin/Log à Adré pour l’équipe du Soudan
• Gestion des téléphones (visiteurs et staffs) au besoin
• Assurer la rédaction des contrats de prestations pour l’équipe du Soudan pour la zone d’Adre.

1. Compétences

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales : 

• Expérience professionnelle avérées en gestion administrative, logistique dans un rôle similaire et dans un contexte humanitaire ;
• Diplôme superieur en Adminsitration, Logistique ,Ressources humaines ou dans un domaine équivalent ;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ou avec des ONG internationales serait un atout ;
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
• Maîtrise du français, de l’anglais et l’arabe local à l’écrit comme à l’oral.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte : 

• Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Skype et internet.
• Savoir s’exprimer devant des audiences variées
• Forte capacité rédactionnelle.

At NORCAP, we work to better protect and empower people affected by crises and climate change. With expertise in the humanitarian, development and peacebuilding sectors, we collaborate with local, national and international partners on finding solutions to meet the needs of people at risk. NORCAP is part of the Norwegian Refugee Council.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements