Officer chargé de la trésorerie

Type de recrutement : Interne

Le Comité international de secours (IRC) répond aux
pires crises humanitaires dans le monde et aide les populations à survivre et à
reconstruire leurs vies. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC
offre des soins vitaux et une assistance qui changent la vie des réfugiés
forcés de fuir la guerre ou d’une catastrophe. IRC travaille aujourd’hui dans
plus de 40 pays et 22 villes américaines, il rétablit la sécurité, la dignité
et l’espoir de millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre.
L’IRC a ouvert le programme de pays au Mali en
2012. Nos programmes couvrent des activités allant de l’humanitaire aux
activités de relèvement, en mettant l’accent sur la protection des enfants,
l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et
l’assainissement. Nous travaillons à la fois dans le nord, le centre et le sud
du Mali. Les conflits et la sécheresse ont déplacé des centaines de milliers de
personnes à la fois au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire
dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à
l’intérieur de leur propre pays et des communautés d’accueil touchées par un
conflit sont nombreux et l’accès aux activités humanitaires est un processus
continu. L’IRC travaille dans le nord du Mali pour fournir des services
essentiels en matière de WASH, d’éducation et de santé à une heure critique,
ainsi que des programmes de protection de l’enfance et de bien-être économique
dans les zones les plus reculées.

Sous la supervision de la Manager Accounts Payable, le/la finance officer chargé de la trésorerie apportera un soutien à l’équipe IRC de la coordination de Bamako pour le paiement des fournisseurs et des staffs, il/elle se rassurera de la vérification et de l’exhaustivité de toutes les preuves de paiement sur box et intégra.

Pour atteindre ses objectifs, l’officer chargé de la trésorerie a pour rôle de donner l’appui technique dans le respect des règles et procédures financières de International Committee Rescue (IRC) au Mali.

1. Intégra :

• Créer les Vendors Payment ;
• Tenir à jour le tableau de suivi des paiements de Bamako ;
• Effectuer un pointage journalier de la caisse et un pointage hebdomadaire du compte principal et du compte Orange Money dans le module Bank de INTEGRA ;
• Documenter et soumettre les demandes de paiement dans le système INTEGRA conformément aux exigences du siège ;
• Suivre les demandes de paiement dans le système INTEGRA et faire remonter toute anomalie ;
• Effectuer un rapprochement bancaire mensuel du compte principal et du compte Orange Money dans le module Bank de INTEGRA ;
• Préparer les journaux (dynad) de correction, soumettre à la revue de la Manager Account Payable.

2. Gestion des transactions bancaires :

• Etablir les chèques en tenant compte des spécificités de chaque compte bancaire ;
• Exécuter les virements sur OMNI après avoir collecté les informations bancaires requises, notamment en lien avec le bénéficiaire ;
• Partager les preuves de paiement par e-mail au département logistique ;
• Traiter l’ensemble des demandes d’approvisionnement (bases + caisses Bamako) à travers Intégra ;
• S’assurer que toutes les transactions bancaires sont correctement payées, postées et lettrées sur Intégra ;
• Assurer le dépôt des paiements des taxes dues aux impôts (ITS/TL/TF/ IRF) ;
• Tenir à jour le classement des informations bancaires ;
• Paiement des salaires.

3. Gestion des paiements par opérateur mobile :

• S’assurer que tous les paiements émis à travers la plateforme de paiement mobile sont correctement documentés et autorisés, conformément aux politiques IRC, tout en veillant aux seuils (max./min.) établis ;
• S’assurer que les factures ou états de paiement comportent des numéros de mobile bien inscrits au service Money ;
• Joindre le rapport de transfert au dossier pour preuve de paiement et partager le rapport de transfert avec la personne responsable de l’activité ;
• Enregistrer journalièrement les transactions réglées par Orange dans le journal de caisse ;
• Suivre la liquidation des avances payées via Orange ;
• S’assurer de l’approvisionnement de la plateforme après vérification du solde minimum ;
• Effectuer les paiements des salaires des agents qui ont choisi d’être payés par Orange Money.

4. Gestion des transactions en espèces :

• S’assurer que tous les paiements en espèce émis à Bamako sont correctement documentés et autorisés, conformément aux politiques IRC, tout en veillant aux seuils (max./min.) établis ;
• S’assurer que les demandes de paiement (PMNT) sont signées et conformes aux procédures et politiques IRC ;
• Enregistrer journalièrement les transactions réglées en espèces dans le journal de caisse adéquat ;
• Suivre la liquidation des avances de Bamako ;
• Préparer les rapprochements des caisses à la fin de chaque journée. Informer son superviseur des écarts éventuels et proposer des ajustements ;
• Informer son superviseur des besoins de cash à temps pour assurer l’approvisionnement de la caisse après vérification du solde minimum ;
• Mettre à jour le BVA lors de l’exécution des paiements bancaires de façon systématique ;
• Assurer que toutes les transactions en espèces sont correctement enregistrées, imputées et classées ; chaque document doit être tamponné : Reçu ou payé par IRC ;
• Effectuer un comptage physique mensuel pour chaque caisse de Bamako et soumettre au Responsable trésorerie pour contre-signature ;
• Simuler l’importation des journaux de caisse en début de mois avant transmission au Responsable Trésorerie (corriger les codes comptables + T codes si besoin + libellés des écritures).

5. Classement :

• Avant tout classement, s’assurer que les documents de paiement sont tamponnés, payés et portant les références de paiement correspondantes ;
• S’assurer que tous les paiements effectués sur Intégra aient une preuve de paiement dans le dossier archivage box ;
• S’assurer que tous les paiements effectués aient une preuve de paiement jointe sur Intégra ;
• Etablir et maintenir un système de classement bien organisé ;
• Apporter un appui actif lors des audits afin de faciliter l’accès aux pièces comptables.

6. Autres tâches assignées par le superviseur :

• Suivre les procédures et politiques émises par la Direction ;
• Communiquer régulièrement avec tous les staffs des différents départements ;
• Toute autre tâche administrative ou financière assignée par le superviseur.

Devoirs communs :

• Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
• Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
• Obligation de signaler toute violation de la procédure IRC ;
• S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.

Minimum Qualifications:

• Bac + 3 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent ;
• Expérience d’au moins de deux années dans une fonction similaire ;
• Capacité à traiter avec célérité et rigueur les transactions afin de respecter les délais de paiement convenus avec les fournisseurs ;
• Être en mesure de fonctionner confortablement dans un environnement de travail peu structuré mais complexe, en travaillant et en priorisant les tâches multiples ;
• Capacité à communiquer efficacement (écrit et verbalement) en anglais avec le personnel du programme, la direction et les employés ;
• Bonne collaboration, gestion du temps et dynamique.

Normes de conduite professionnelle :

L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux
principes énoncés dans l’IRC Way – Code de conduite.  Il s’agit de l’intégrité, du service, la
responsabilité et l’égalité.  Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques en matière de
protection des bénéficiaires contre l’exploitation et la maltraitance, de
protection des enfants, d’absence de harcèlement sur le lieu de travail,
d’intégrité fiscale, de lutte contre les représailles, de lutte contre la
traite des êtres humains et bien d’autres encore.

L’égalité des
sexes :
L’IRC s’engage à réduire l’écart entre les hommes et les femmes aux
postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement
propice à la participation des femmes à nos effectifs, notamment des congés
parentaux, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités de chaque
sexe et d’autres avantages et allocations de soutien.
Environnement
de travail :
L’IRC est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des
chances. L’IRC examine tous les candidats sur la base de leur mérite, sans
tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l’origine nationale, de la
religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état civil, du statut
d’ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par
la législation en vigueur.