Responsable Administratif.ve et Financier.ère (RAF)

FICHE DE POSTE

Responsable Administratif.ve et Financier.ère (RAF)

Intitulé du poste : Responsable Administratif.ve et Financier.ère (RAF)

Rattachement : Direction des Opérations > Département Santé – DEPSAN > Pôle PSD

Pays ou zone géographique : Paris

Durée du contrat : 12 mois renouvelables

Nature du contrat : CDDU

Expertise France

Agence publique de coopération technique internationale, Expertise France travaille aux côtés des pays partenaires pour les conseiller et les accompagner dans le renforcement de leurs politiques publiques. Pour cela, l’agence coordonne et met en œuvre des projets d’envergure nationale ou régionale dans les principaux domaines de l’action publique :

• la gouvernance démocratique, économique et financière ;
• la paix, la stabilité et la sécurité ;
• le climat, la biodiversité et le développement durable ;
• la santé et le développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Le projet

Dans un contexte de pénurie de ressources humaines en santé (RHS) au niveau mondial objectivée à environ 18 millions d’ici à 2030 pour atteindre les Objectifs de Développement durable (ODD) dans les pays à revenu faible ou à revenu moyen inférieur, l’investissement dans la formation des RHS est une priorité de santé globale.

Le « projet d’appui au renforcement des RHS » – financé par l’Agence Française de Développement (AFD) à hauteur de six (6) millions d’euros – est confié à Expertise France avec pour objectif général de contribuer à l’amélioration de l’accessibilité et de la qualité des services de santé par le renforcement des capacités des RHS dans les pays d’intervention ciblés.

Les objectifs spécifiques du projet sont les suivants :

1. Accompagner la structuration et le renforcement des capacités du Réseau des Écoles francophones en Santé publique (REFESP)[1]

Cet appui au renforcement des capacités du REFESP se fera à travers deux modalités complémentaires :

1. La mobilisation d’un dispositif d’assistance technique perlé/court terme pour appuyer le renforcement des capacités institutionnelles du REFESP qui sera piloté par Expertise France ;
2. La signature d’un contrat de subvention avec le REFESP pour leur permettre d’assurer l’animation thématique du réseau, organiser des événements internationaux pour promouvoir le développement des formations RHS et accroître sa communication et sa visibilité.
3. Identifier et accompagner des porteurs de projets de formation innovants et sensibles aux enjeux spécifiques de genre et de climat

L’identification des porteurs de projets innovants en RHS (pratiques avancées, formation à distance, etc.) se fera à travers (i) l’activation du réseau Groupe AFD et (ii) la publication d’un appel à projet (AAP) international. Dans ce cadre, un Comité scientifique et technique – composé d’experts individuels recrutés via appel à candidature – sera constitué afin d’appuyer (i) la formalisation de l’appel à projet (AAP) et (ii) la sélection des porteurs de projets bénéficiaires d’un appui technique et/ ou financier de la part d’Expertise France dans le cadre de ce projet.

Les projets sélectionnés pourront bénéficier de différents types d’appui en fonction des besoins identifiés (contrats de subvention, assistance technique, accompagnement au montage et à l’instruction de projets à travers la mobilisation de la facilité Cap Compétences).

1. Valoriser les connaissances générées dans les projets pour favoriser la mobilisation de ressources financières et techniques durables

Des données probantes issues des projets appuyées sont documentées et utilisées à des fins de plaidoyer scientifique/ vulgarisées et diffusées au sein des réseaux d’acteurs mobilisés sur la thématique du renforcement des RHS. Cela dans l’objectif de promouvoir des pratiques innovantes et sécuriser les projets le plus porteurs et à même de passer à l’échelle.

Il s’agira également de consolider/ répertorier un vivier de projets innovants et d’experts en RHS.

En priorité, le projet ciblera les zones de l’espace francophone, et plus spécifiquement l’Afrique du Nord, l’Afrique subsaharienne, la zone indopacifique et l’Asie du Sud-est.

Les enjeux majeurs sur ce projet sont les suivants :

• Gouvernance : la pluralité d’acteurs mobilisés et de modes opératoires (assistance technique, rétrocession de fonds…) implique plusieurs niveaux de coordination (technique, institutionnel, opérationnel). De même, la multiplicité d’acteurs et de programmes à l’échelle nationale, régionale et mondiale sur cette thématique des RHS entraine de la confusion, des doublons, une fragmentation de la réponse (perte d’efficacité) ;
• Contrats et achats : de nombreuses passations de marchés publics sont prévus, via différentes formes de contrats de mise en œuvre et modalités de publication et de mise en concurrence ;
• Activation des réseaux existants, pour identifier des partenaires potentiels et des projets innovants en matière de formation des RHS ;
• Suivi/ accompagnement poussé des porteurs de projets bénéficiaires de subventions nécessaire pour garantir un système de redevabilité adapté et réduire les risques financiers et les retards d’exécution ;
• Pérennisation des initiatives innovantes : il est nécessaire que les projets appuyés soient sélectionnés selon des critères précis pour veiller à sécuriser les projets le plus porteurs et à même de passer à l’échelle (niveau de maturité, ancrage local solide et de longue date, bonne intégration dans les stratégies nationales de santé, etc.) ;
• Production de connaissance : le projet doit permettre à Expertise France de démontrer sa valeur ajoutée sur la thématique et sur la modalité d’intervention du projet.

Descriptif du poste

Le poste est basé à Paris avec des déplacements réguliers dans les pays d’intervention.

Ce projet implique deux départements techniques d’Expertise France : le Département Santé (DEPSAN) en lead et le Département Capital Humain et Développement Social (CHDS) qui héberge la facilité Cap Compétences (cf. supra). Le/la Responsable Administratif.ve et Financier.ère (RAF) sera donc en lien avec ces deux départements techniques.

Le/la RAF est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du/ de la Chef.fe de projet.

Il/elle travaille en lien fonctionnel avec un.e Chargé.e de projets et un.e Assistant.e de projets au siège ainsi qu’avec l’équipe Cap Compétences qui sera composée d’un.e Chargé.e de mission appuyé.e par un.e Assistant.e de projets.

Les principales missions confiées au/à la RAF sont les suivantes :

Gestion des subventions

En étroite collaboration avec l’équipe projet et les experts mobilisés :

• Il/elle coordonne les activités permettant de formaliser l’Appel à Projets (AAP) ;
• Il/elle prépare les documents référents à la publication de l’AAP ;
• Il/elle s’assure de la publication de l’AAP sur le support approprié et du suivi de l’Appel (suivi et réponses aux questions posées dans les délais impartis, etc.) ;
• Il/elle s’assure du respect des procédures de l’Agence ;
• Il/elle s’assure de la bonne compréhension des membres du Comité de sélection des enjeux et des règles de l’AAP ;
• Il/elle contrôle et analyse les capacités organisationnelles et financières des porteurs de projet.
• Il est force de propositions auprès du Comité pour analyser et mitiger les risques soulevés.
• Il/elle assure le lien avec les porteurs de projet pour clarifier des points si nécessaires et les accompagner tout au long de la durée du projet.
• Il/elle s’assure de la disponibilité des documents clés issus des procédures mentionnées ci-dessus (preuves de publication, PV des comités, notifications aux porteurs, etc.)
• Il/elle contribue au suivi de la mise en œuvre des contrats de subvention :
• Il/elle développe un plan d’action pour accompagner les porteurs dans la mise en œuvre des projets en fonction des capacités de chacun ;
• Il/elle s’assure de la bonne compréhension par les porteurs de projet du transfert de responsabilité (mise en œuvre et financière) et anime des ateliers de formation et d’accompagnement dans un objectif de renforcement de capacités. Il peut s’appuyer si besoin sur l’expertise de l’équipe siège ;
• Il/elle vérifie la qualité des livrables attendus en lien avec l’équipe projet (rapports narratifs et financiers) ;
• Il/elle s’appuie sur différents livrables (prévisions budgétaires, plan de passation de marché, plan de communication, etc.) pour informer et alerter l’équipe projet sur l’avancée des contrats et alerter sur de possibles dérapages ;
• Il/elle est le lien de contact avec les porteurs de projet pour les questions administratives et financières ;
• Il/elle développement et mise à jour de tableaux de bord et gestion administrative des contrats ;
• Il/elle appui l’équipe projet et les porteurs dans l’organisation et le suivi des missions terrain, d’évaluation ou des audits.

Gestion des achats/ contrats

Sous le pilotage du/de la Chef.fe de projet et en étroite collaboration avec le Département des Affaires Juridiques (DAJ) et l’ensemble des autres services relevant de la fonction juridique de l’Agence :

• Il/elle est le garant de la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence ;
• Il/elle consolide la programmation des procédures de passation dont il a la charge à travers la mise à jour du Plan de passation de contrats (PPC) du projet ;
• Il/elle met en œuvre l’ensemble des procédures de passation de contrats relevant des besoins du projet et prend en charge notamment :
• L’élaboration des dossiers de consultation en lien avec les prescripteurs techniques ;
• La publication des avis ;
• Le dépouillement des plis ;
• L’organisation et la supervision de l’évaluation des candidatures, offres et propositions de projets reçues en lien avec les experts des services prescripteurs ;
• La mise au point, la contractualisation et la notification des contrats ;
• L’enregistrement des contrats dans les systèmes d’information.
• Il/elle assure le suivi et le respect des conditions contractuelles dans les délais impartis et vérifie/ valide le versement des tranches de paiement/ préfinancement ;
• Il/elle assure le suivi d’exécution contractuelle de ces contrats (livrables, rapports…) dans les délais et le cas échéant les modifications contractuelles nécessaires (avenant, décisions, formelles, bons de commande, etc.) ;
• Il/elle assure l’archivage et la bonne tenue des documents administratifs et financiers.

Gestion financière, budgétaire et comptable

En étroite collaboration avec les Assistants de projets, et avec l’appui des services dédiées au siège d’Expertise France :

• Il/elle participer à la création, mise en place, mise à jour des outils de pilotage et de suivi financier ;
• Il/elle s’assure que la planification budgétaire soit cohérente avec la planification opérationnelle ;
• Il/elle consolide les exercices de prévisions d’exécution budgétaire du projet, en assurer le suivi et l’analyse ;
• Il/elle fait un état des lieux régulier des engagements, décaissements et prévisions budgétaires ;
• Il/elle s’assure que les éléments nécessaires au bon suivi des projets sont mis à jour dans les temps (suivi budgétaire et prévisionnel des dépenses, plan de passation de marché, calendrier d’audit / reporting bailleur) ;
• Il/elle est le garant du respect des procédures comptables, financières et juridiques imposées par le bailleur et Expertise France (règles d’éligibilité des dépenses, passations de marchés, subventions, reporting) ;
• Il/elle contrôle et vérifie l’engagement des dépenses et veille à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes ;
• Il/elle est responsable du reporting interne (suivi financier, revue de projet, prévisions et clôtures budgétaires) et du reporting financier externe à destination du bailleur, selon les échéances et les modalités contractuelles ;
• Il/elle s’assure que les reporting des partenaires-bénéficiaires sont conformes aux exigences d’Expertise France ;
• Il/elle coordonne et consolide les rapports financiers des porteurs ces projets ;
• Il/elle pilote l’organisation des audits financiers, dont les audits des bénéficiaires.

Gestion des experts

• Il/elle appuie l’Assistant.e de projet dans l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou d’experts mobilisés dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques, gestion logistique des événements, screening des différents acteurs) ;
• Il/elle assure les tâches de l’Assistant.e de projets en son absence.

Cette liste n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Profil

Qualifications/ Compétences techniques :

• Diplôme de niveau Master en gestion, commerce, administration, finances, droit public ou marchés publics, gestion des achats ou équivalent ;
• Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projets internationaux et des composantes administratives, financières et juridiques en particulier (cycle du projet, règles financières et juridiques) ;
• Bonne maîtrise des mécanismes de coopération, de l’aide publique au développement, des acteurs de la coopération internationale ;
• Excellentes capacité à mobiliser, entretenir, coordonner et animer des réseaux d’acteurs (experts, acteurs institutionnels, société civile, autorités, etc.) ;
• Excellentes capacité à construire des relations de confiance avec les partenaires nationaux et internationaux ;
• Très bonnes capacités de communication écrites et orales (rédaction de rapports techniques, documents d’analyse, comptes rendus, rapports d’activités, définition de termes de référence, etc.) ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques ;
• Excellente maîtrise du français (écrit et oral).

Expérience professionnelle :

• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle sur un poste similaire, incluant une expérience avérée en matière de gestion financière et contractuelle ; cette expérience à niveau international est un atout additionnel ;
• Expérience professionnelle significative à un poste similaire incluant l’instruction et suivi de dossiers de subvention ;
• Connaissance des règles bailleurs AFD est un avantage ;
• Expérience appréciée sur les enjeux de renforcement de capacités des organisations de la société civile ;
• Expérience appréciée sur des projets de coopération dans des institutions internationales ou dans une ONG avec un volet gestion de subventions/ des achats ;
• Expériences ou connaissances de la zone géographique.

Aptitudes :

• Forte capacité de coordination et de travail en équipe ;
• Sens de l’organisation, de la rigueur et de l’anticipation ;
• Sens de la diplomatie, très bon relationnel ;
• Capacités de négociation ;
• Esprit d’initiative, autonomie et réactivité ;
• Capacités rédactionnelle (français) d’analyse et de synthèse.

Informations complémentaires :

Date de prise de fonctions souhaitée :Janvier 2025

Document(s) à fournir : CV et Lettre de motivation

Date limite de candidature : 09 décembre 2024

[1] Association de loi 1901, constitué le 18 mars 2021 sous la présidence de l’Ecole des Hautes Etudes en Santé publique (EHESP) et en présence de l’Agence universitaire de la Francophonie (AUF). L’objectif de la création du réseau était de fédérer les établissements dispensant un enseignement supérieur en santé publique validé par l’autorité nationale compétente de l’État concerné. Regroupant quatorze établissements de santé publique sur douze géographies, le REFESP fonctionne sur une adhésion onéreuse des membres, et la mobilisation bénévole des représentants des établissements impliqués.