Supply assistant

Le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) a pour mandat de diriger et de coordonner l’action internationale visant à protéger les réfugiés. Il a pour but premier de sauvegarder les droits et le bien être des réfugiés. Il met en œuvre ses programmes de protection dans le monde entier et sensibilise le grand public à la situation des personnes réfugiées dans le monde.

Le HCR Mauritanie fournit protection et assistance à quelque 65 000 réfugiés maliens dans la région aride du sud-est où se trouve le camp de réfugiés de Mbera, et à quelque 9 000 réfugiés urbains et demandeurs d’asile dans les villes de Nouakchott et Nouadhibou. La situation sécuritaire au Mali est toujours instable et des retours à grande échelle ne sont pas attendus. Les Maliens continuent d’arriver en Mauritanie dans le cadre de flux de population mixtes.

L’assistant logistique et approvisionnement fournit un soutien à toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte et le suivi dans le domaine de la responsabilité de l’approvisionnement.
Le titulaire est supervisé par un poste d’approvisionnement de niveau supérieur et reçoit réguliè-rement des conseils et des instructions du superviseur sur les étapes successives. Il / elle tra-vaille de manière autonome sur des tâches de routine tout en suivant les instructions du supervi-seur sur des problèmes plus complexes. Le titulaire peut avoir des contacts au niveau opération-nel sur des questions spécifiques avec d’autres bureaux du HCR, des agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la région pour faciliter l’exécution de la fonction d’approvisionnement. Le devoir du titulaire est de soutenir la gestion des ressources matérielles dans la zone géographique couverte tout en fai-sant preuve d’efficacité dans l’utilisation de ces ressources.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exercice de leurs fonctions, comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fonda-mentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Afin de mener à bien ce travail, le Volontaire des Nations Unies sera correctement formé à la fois formellement, par le biais d’ateliers disponibles, de séminaires, de plateformes d’ap-prentissage en ligne ; et de manière informelle par le biais d’une formation en cours d’em-ploi, d’un coaching/mentorat intensif, de l’observation d’autres collègues pour se familiariser avec la politique et les procédures mondiales et locales pertinentes liées aux activités de dévélopment.
Le Volontaire des Nations Unies sera étroitement supervisé par les cadres supérieurs et intermédiaires au sein de l’unité et on s’attend à ce qu’en quelques mois, il / elle ait les compétences nécessaires pour effectuer de nombreuses tâches quotidiennes avec des conseils limités.

Sous la supervision directe de Associate Supply Officer au sein de l’opération de l’UNHCR en Mauritanie, la Jeune Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

• Conformément aux règles et procédures de la chaîne d’approvisionnement, soute-nir les activités d’approvisionnement connexes pour faciliter les processus de bout en bout du HCR résultant en une livraison rapide et de qualité des biens et services aux personnes relevant de sa compétence ;
• Assister à la gestion des entrepôts, assister le processus de dédouanement des en-vois, rédiger des demandes d’exemption, aider aux livraisons de biens et services et fournir des informations sur l’état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement.
• Aider à maintenir des dossiers précis et complets sur les activités d’approvisionne-ment et fournir des rapports et des mises à jour périodiquement et sur demande.
• Participer à la préparation des demandes d’achat.
• Préparer les demandes de devis et les appels d’offres, produire des tableaux d’offres à partir des appels d’offres et préparer les bons de commande pour appro-bation conformément aux instructions du personnel supérieur de l’approvisionne-ment ou d’autres responsables hiérarchiques.
• Expédier les bons de commande approuvés et assurer le suivi de la livraison des produits et services commandés.
• Produire des rapports standard de gestion des actifs et d’autres informations sur les actifs, périodiquement et sur demande.
• Identifier et évaluer les fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des pro-duits et des services. Tenir à jour les bases de données principales des fournisseurs et des articles.
• Maintenir des données exactes dans tous les systèmes commerciaux pertinents. Compiler des informations statistiques sur les questions liées à la chaîne d’approvi-sionnement qui aideront à la prise de décision.
• Entreprendre une étude régulière du marché local pour identifier les principaux fournisseurs et déterminer les biens/services qui peuvent être obtenus localement.
• Analyser le profil des fournisseurs et les présenter au comité d’examen des fournis-seurs pour approbation et mise à jour de la base de données des fournisseurs.
• Préparer et soumettre les demandes d’exonération fiscale en vertu des privilèges diplomatiques en vigueur au HCR, et suivre les approbations.Effectuer les dédoua-nements des importations et des exportations et assurer la liaison avec les agences gouvernementales ou douanières compétentes pour garantir que les privilèges et immunités diplomatiques du HCR sont conformes au régime juridique en vigueur.
• Assurer la liaison avec les entrepreneurs afin d’élaborer des calendriers de livraison pour les biens commandés. et services commandés.
• Assurer le backup de l’Executif Support Associate en cas de son absence.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont encouragés à :
• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activi-tés commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
• Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
• Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur par-ticipation dans les réflexions substantielles.
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la pu-blication du programme VNU/site web, bulletin et notes de presse, etc.
• Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation.
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus :

• Assurer la liaison locale pour soutenir efficacement les activités d’approvisionnement.
• Aider à améliorer la gestion du stockage des marchandises selon les “meilleures pra-tiques” et les règles et règlements du HCR.
• Assurer la liaison locale pour soutenir efficacement les activités logistiques
• Tenir à jour la base de données des fournisseurs
• Tenir à jour un classement précis de toutes les transactions d’achat électronique et sur papier dans un format convenu conformément aux règles et aux procédures du HCR.
• Assurer toute tache conncexe pertinente pour l’action de l’UNHCR.