Termes de Référence pour un Consultant pour la Conception d’un Curriculum de Formation des Équipes Logistiques & Supply Chain ALIMA

The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une ONG humanitaire médicale internationale qui fournit des soins de qualité aux personnes les plus vulnérables dans des situations d’urgence ou de crises récurrentes sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

Le patient est au cœur de notre vision stratégique. Nos actions sont basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. ALIMA repose sur une gouvernance inclusive et travaille en partenariat avec des organisations médicales locales et nationales, des écoles et des instituts de recherche internationaux pour développer, en plus de projets de prise en charge des patients, des projets d’innovation et de recherche opérationnelle. 

ALIMA est une organisation à taille humaine, agile et centrée sur l’humain. C’est un employeur socialement responsable, offrant à ses collaborateurs un environnement de travail stimulant et respectueux de l’équilibre vie privée – vie professionnelle. 

Plus de deux mille (2 000) personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 3 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONG médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres. 

ALIMA évolue dans des contextes difficiles et a recours à des grandes équipes multiculturelles pour la mise en œuvre des opérations et la réalisation de sa mission sociale.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan, Mauritanie, Soudan, Sénégal, Haïti, Ethiopie. 

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle et infantile, Santé Primaire, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale, …

NOTRE CHARTE : 

1. Le patient d’abord 

2. Révolutionner la médecine humanitaire 

3. Responsabilité et liberté 

4. Améliorer la qualité de nos actions 

5. Faire confiance 

6. L’intelligence collective.

7. La responsabilité environnementale

2. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le département logistique de l’ONG internationale humanitaire médicale ALIMA (The Alliance for International Medical Action) a récemment mené un audit de la logistique opérationnelle et supply, en vue d’identifier les besoins de structuration, d’amélioration, et d’accompagnement des équipes logistiques sur le terrain. 

L’objectif de cet audit était, entre autres, d’accompagner la structuration du département logistique, afin de valoriser davantage la logistique opérationnelle, et de sortir de l’aspect uniquement supply. 

Cet audit a été réalisé sur différents volets de la logistique, et pour chacun des pays d’intervention.

• Lesoutils de gestion 

• L’organisation 

• La gestion des déchets 

• Le transport

• Le bio médical

• L’énergie 

• Les Ressources humaines 

• La qualité de l’eau 

• L’appui technique 

• Les formations 

• Les ressources financières 

• La chaîne du froid 

• Les IT

• La construction 

L’audit a donc révélé deux grands points : 

• Une maîtrise encore trop faible des procédures logistiques liées aux achats (un travail d’accompagnement a été fait en priorité pour permettre aux missions de s’approprier ces procédures, à travers notamment des visites terrain et des formations) 

• La nécessité globale de disposer d’une culture logistique chez ALIMA, spécifique à notre organisation, et qui ne se base pas exclusivement sur les achats. Cette culture logistique et les compétences associées ne sont pas encore maîtrisées par tous, notamment sur les aspects de logistique opérationnelle.

Pour parvenir à embarquer l’ensemble de nos équipes dans une vision logistique commune et renforcer leurs compétences, il est essentiel de capitaliser sur le savoir-faire et les expériences vécues par nos collaborateurs sur le terrain. En favorisant un partage des connaissances et des capacités acquises lors des opérations, nous pouvons construire des programmes de formation qui reflètent les réalités concrètes rencontrées par ALIMA sur le volet logistique. Cette approche participative, ancrée dans l’expérience terrain, permettra de développer des formations “métiers” pragmatiques et adaptées, tout en valorisant l’expertise interne et en encourageant une culture d’apprentissage continu au sein de notre organisation.

ALIMA recherche donc un consultant pouvant réaliser cette capitalisation et formalisation de la vision ALIMA en logistique, et qui pourra particulièrement développer un curriculum de formation complet et structuré pour garantir que les membres des équipes logistiques, y compris les coordinateurs logistiques, les responsables logistiques et les responsables supply, maîtrisent les fondamentaux de la logistique médicale humanitaire. Ce curriculum intégrera à la fois des éléments théoriques, et d’autres pratiques, afin de permettre une meilleure appropriation du sujet.

3. OBJECTIF DE LA MISSION 

L’objectif de ces TdRs est double 

1. Structurer la vision et l’approche de la logistique chez ALIMA, qui aboutira à  une guideline de pratiques qui pourra être utilisé par toutes les missions 

2. Proposer un curriculum de formation pour les métiers de la logistique, notamment les coordinateurs logistiques, les responsables logistiques, mais aussi toute personne étant amenée à gérer la logistique dans son poste. Ce curriculum pourra aussi se baser sur les référentiels métiers qu’ALIMA finalise actuellement, et qui décrit toutes les compétences nécessaires à chaque profil logistique. 

4.RÉSULTATS ATTENDUS 

1. Disponibilité d’une guideline (Manuel à plusieurs thématiques Logistiques en intercalaire à chaque thématique)  proposant la vision et approche de la logistique chez ALIMA : la forme de cette guideline pourra être proposée par le consultant selon les analyses qu’il aura réalisées.

2. Confection et disponibilité de modules de formation (scénario pédagogique, supports PPT et guide du formateur) pour les métiers de la logistique chez ALIMA, basé sur les spécificités, mais aussi les théories de la logistique. Ces modules pourront intégrer : 

1. Les fondamentaux de l’énergie, de la chaîne du froid et du biomédical.

2. Gestion du parc auto/moto, générateurs et équipements.

3. Gestion des achats et d’approvisionnement : suivi des commandes, élaboration de plan d’approvisionnement. Gestion des achats et suivi de l’approvisionnement, passation de marchés, négociation, contractualisation et archivage…

4. Coordination et gestion des activités logistiques : Organigramme logistique, gestion d’équipe, chronogramme, évaluation de capacité logistique, dimensionnement des besoins et budgétisation logistique d’une mission.

5. Gestion WASH : dimensionnement et mise en œuvre des infrastructures WASH, gestion des déchets, gestion des eaux usées, analyse et traitement de l’eau, lutte antivectorielle.

6. Travaux de réhabilitation et construction : élaboration de cahier des charges, estimation des coûts et suivi des travaux 

7. Gestion de parc informatique : Dimensionnement Vsat, Internet, Ordi et  plan d’amortissement et maintenance

5. MÉTHODOLOGIE 

1. Effectuer une analyse des pratiques actuelles de la logistique au sein d’ALIMA, en identifiant les défis et les réussites,  afin de comprendre les spécificités et particularités de nos opérations logistiques (sur tous les volets) dans les différents contextes.

1. Proposer une méthodologie basée sur le participatif, en incluant diverses personnes d’ALIMA

2. Présenter les résultats à un comité de pilotage constitué au sein d’ALIMA

1. Proposer un cadre structuré pour la gestion de la logistique adapté aux besoins d’ALIMA, sur un format innovant, évolutif, qui sera utilisé par toutes les personnes impliquées dans la logistique, avec une priorité pour les Coordinateurs logistiques et RLP.

1. Concevoir des modules de formation sur mesure qui pourront être délivrés sous différents formats (présentiel, en ligne, hybrides) pour répondre aux divers besoins d’apprentissage.

1. Les modules seront basés sur les résultats du travail réalisé au préalable. 

2. Des formations de formateurs pourront être réalisées pour les coordinateurs logistiques et les référents techniques,  afin qu’ils puissent assurer la transmission lors des nouveaux recrutements. 

1. Proposer un plan de mise en œuvre et de suivi pour assurer l’intégration efficace des nouvelles pratiques et formations.

7. SUPERVISION ET COLLABORATION 

Le consultant travaillera sous la supervision du responsable du département logistique ALIMA (Adjoint au Directeur des Opérations en charge de logistique) et recevra le soutien des référents logistiques desk et du référent supply siège.

8. PROFIL DU CONSULTANT 

• Expérience avérée dans la gestion logistique humanitaire médicale.(une formation équivalente à un niveau Bac+5)

• Compétences en développement de curriculum de formation.(spécialisé en management stratégique, en gestion des ressources humaines, en conduite du changement/en management, en ingénierie-conseil ou en systèmes d’information)

• Connaissance approfondie des domaines spécifiques à couvrir dans la formation (énergie, chaîne du froid biomédicale, gestion des achats et approvisionnement, WASH, etc.).

• Excellentes capacités de communication et de formation.

• Bilingue (Français et Anglais) 

9. DURÉE DE LA PRESTATION, CRITÈRES DE SÉLECTIONS ET CONDITIONS DE L’OFFRE

• La mission débutera le 4 novembre et terminera en mars 2025 

• L’offre doit être transmise au plus tard le 21 octobre 2024 à l’adresse rfq@alima.ngo

L’offre doit contenir : 

1. Une proposition technique et administrative  (70%) : 

• Compréhension de la demande d’ALIMA et enjeux, et de la vision d’ALIMA concernant le partage des capacités (20%)

• Pertinence et innovation dans la méthodologie utilisée pour mener à bien le projet (30%)

• Expérience du consultant (20%) constitution de l’équipe- voir profil ci-dessus

Par ailleurs, le prestataire devra mentionner les livrables proposés pour chacune des étapes. 

1. Proposition financière (30%)

La proposition financière doit inclure : 

• Le prix de la prestation pour chacune des étapes du projet (pour chacun des objectifs) , TTC

• Les frais d’impressions, si applicable, pour l’impression de documents 

En cas de déplacement sur Dakar, si nécessaire (à discuter si le prestataire n’est pas présent à Dakar), les billets d’avion, perdiem, logement seront pris en charge par ALIMA. L’assurance du prestataire ne sera pas prise en charge. 

Pièces jointes:

• Canevas de réponse à une consultance   

• Fiche de renseignement fournisseurs     

• Formulaire de déclaration de conflits      

• Antécédents en matière de litiges             

• Expertise
• Countries of intervention
• Space donator
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