POST DESCRIPTION
I. POSITION INFORMATION
Position title: Asistente Administrativo y Financiero
Position grade: G5
Duty station: San Salvador, El Salvador
Job family: Administracion de Recursos
Is this a Regional, HQ, MAC, PAC, Liaison Office or Country Office based position? Country Office
Reports directly to: Asistente Senior de Gestión de Recursos
Number of Direct Reports: n/a
II. ORGANIZATIONAL CONTEXT AND SCOPE
Bajo la supervisión directa del Asistente Senior de Gestión de Recursos y la supervisión general del RMO, la persona Asistente Administrativo y Financiero será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas todos los procesos administrativos financieros de la Misión.
III. RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES
- Apoyar en la gestión de recursos financieros mediante el seguimiento y control de activos, reservas, fondos, suministros, etc. de acuerdo con las normas y reglamentos de la OIM;
- Apoyar a preparar la presentación y las revisiones del presupuesto anual, incluida la estimación del costo del personal, así como el alquiler y los servicios públicos, el equipo y los suministros de oficina, la impresión y otros contratos, servicios o gastosde funcionamiento, paraincluirlos en el presupuesto;
- Encargado(a) de extraer e ingresar datosde diversas fuentes en sistemas financieros o contables;
- Proporcionar orientación en asuntos relacionados con la contabilidad, el presupuesto y las finanzas;
- Participar en la preparación de la nóminamediante la ejecución de controles de validez de los resultados de la nómina mensual;
- Realizar revisiones de todo tipo de pagos desde compras hasta solicitudes de pago verificando que estén debidamente autorizados y todos los documentos de respaldo que se adjuntan;
- Realizar verificaciones de reclamos contra la documentación para asegurar que las compras / servicios estén debidamente autorizados y que los bienes hayan sido recibidos o los servicios prestados;
- Colaborar en la preparación de informes presupuestarios, contables, financieros, estadísticos y otros informes según sea necesario;
- Brindar asistencia a todoslos servicios del personal, comoviajes, reclamaciones de gastos, recuperación de documentos, etc.;
- Asegurar el cumplimiento adecuado y sistemático de todos los pagos contabilizados y otrosdocumentos contables de acuerdo con las normas establecidas;
- Revisar los procesos de pago, contabilizarlos en el sistema PRISM para luego pasarlo a tesorería para su pago.
- Apoyo a la unidad Financiera en todos los procesos de cierre de proyectos y cierres mensuales.
- Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
- Responsable de la CajaChica de la oficina; y,
- Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Administrador de Contabilidad y Finanzas, el oficial de gestión de Recursos.
IV. REQUIRED QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
EDUCATION
- Título Universitario en Contaduría, Economía y Administración de Empresas, o carreras afines, con al menostres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración.
- Diploma Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante en el áreaadministrativa.
EXPERIENCE
- Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel,Power Point, Project).
- Conocimiento en SAPuna ventaja
- Experiencia en procesos administrativos compra, contabilidad y tesorería.
- Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONUo en cualquier organización multicultural es una ventaja.
- Experiencia de trabajo con gobiernos localesy líderes comunitarios, iglesias, contrapartes nacionales, así como conOrganizaciones No Gubernamentales.
- Experiencia en proyectos vinculados a población migrante, la protección de derechos humanos de grupos vulnerables, asistencia y seguimiento caso por caso de personas beneficiarias, entre otras será una ventaja.
- Experiencia en la facilitación de talleres y procesos de formación en áreas administrativas.
- Experiencia en la elaboración de informes financieros y ejecutivos, sistematizaciones de experiencias y en la elaboración de documentos financieros.
- Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja.
SKILLS
- Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel,Power Point, Project).
V. LANGUAGES
Required: Español (Inglés, será una ventaja)
VI. COMPETENCIES
The incumbent is expected to demonstrate the following valuesand competencies:
Values – all IOM staffmembers must abideby and demonstrate these three values:
- Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
- Integrity and transparency: maintains high ethical standards and actsin a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
- Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
Core Competencies – behavioural indicators level 1
- Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across unitsto achieve shared goals and optimize results.
- Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner;is action oriented and committed to achieving agreedoutcomes.
- Managing and sharing knowledge: continuously seeksto learn, shareknowledge and innovate.
- Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
- Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in aninformative, inspiring and motivational way.
How to apply
Favor tomar en cuenta que la fecha límite para aplicar es el 01 de diciembre de 2024.
IMPORTANTE: Cómo aplicar
Candidatos/as externos que cumplen con las calificaciones requeridas deberán presentar su Hoja de Vida (máximo 2 páginas) y una carta de interés View the external job posting
Por favor tener en cuenta:
- Solo se considerarán las aplicaciones que cumplan con el perfil exigido.
- No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
- Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el país.
- El adjunto no debe tener un peso mayor a 2MB.
- Solo los candidatos pre-seleccionados serán contactados
- Cualquier oferta realizada al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a confirmación de fondos.